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Leitfaden für Nutzende

Leitfaden zu TUdatalib für Nutzende

Stand: 14.05.2025

lienzenziert unter CC0 1.0, kein Urheberrechtsschutz.

Scope

Dieser Leitfaden ist in erster Linie für Nutzende der TU Darmstadt gedacht. Partnerhochschulen, die das System auch nutzen, haben ggf. andere Regeln. Siehe auch Kontakt

1. Über diesen Leitfaden

Die folgende Anleitung richtet sich an Nutzer:innen von TUdatalib und ermöglicht einen Überblick über die Funktionen und und auf die Abläufe. Alternativ finden Sie weitere Informationen in unseren FAQs oder falls Sie Administrator:in eines Fachbereichs sind, im Administrator:innen-Leitfaden von TUdatalib.

Bei Fragen oder Anregungen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

2. Anmeldung

  • Rufen Sie TUdatalib auf und wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm "Anmelden" aus.
  • Wählen Sie Anmeldung via persönlicher Login-ID und nutzen Sie Ihre TU-ID, falls Sie Mitglied oder Angehörige:r der TU Darmstadt sind. Bei der ersten Anmeldung auf diesem Weg werden Sie automatisch im System registriert. Der Login über die Hochschule steht auch bei den Partnerhochschulen aus Frankfurt, Fulda und Kassel zur Verfügung.
    • Sie erhalten in diesem Fall automatisch Zugriffsrechte auf den Bereich Ihrer Arbeitsgruppe
  • Falls Sie über keine TU-ID verfügen, können Sie sich mit einer externen E-Mail-Adresse registrieren.
    • Geben Sie dazu unter "Neu hier? Klicken Sie hier, um sich zu registrieren." Ihre E-Mail-Adresse an. Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit einen Verifizierungslink per E-Mail.
    • Folgen Sie dem Verifizierungslink und geben Sie Ihre Kontaktdaten und ein sicheres Passwort an. Nun können Sie sich in TUdatalib einloggen.

In TUdatalib sind alle Einzeldaten und Metadaten einer Sammlung zugeordnet, die wiederum einem Bereich zugeordnet ist. Administratoren verwalten bereichsweise die Bereiche und Sammlungen und administrieren ggf. die einzelnen Dateien. Sie weisen Benutzer:innen Rollen und Rechte zu, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können. Für das Hochladen von Dateien benötigen Sie daher in der Regel entsprechende Rechte für einen Bereich oder eine Sammlung, die Ihnen von dem von Ihrem Fachgebiet ernannten TUdatalib Admin zugewiesen werden. Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.

Externe Nutzende können sich mit Ihrer Email-Adresse registrieren und müssen von einer/einem Fachgebietsadminadministrator:in freigeschaltet werden.

Nicht angemeldete Nutzende können ausschließlich auf frei verfügbare Datensätze zugreifen.

3. Systemzeiten / Wartungsfenster

Jeden Dienstag ist es von 06:30 bis 08:30 Uhr möglich, dass TUdatalib aufgrund von Wartungsarbeiten nicht erreichbar ist.

4. Workflows in der Weboberfläche von TUdatalib

4.1 Erstellen und Beschreiben von Datensätzen

Um Datensätze zu Ihrer Sammlung hinzuzufügen, können Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Navigieren Sie auf der Startseite über den Button oben rechts zu Ihrem "Workspace" und nutzen Sie hier entweder das Drag-and-Drop oder drücken Sie auf "stöbern" um Ihre Datei im Dateiexplorer auszuwählen. Anschließend wählen Sie die Sammlung aus, zu der Sie Daten hinzufügen möchten.

4.2 Benennung von Datensätzen

Es empfiehlt sich, auch für Außenstehende aussagekräftige Bezeichnungen für die Datensätze zu wählen und Sonderzeichen zu vermeiden.

4.3 Metadatenvergabe

Bei der Erfassung Ihrer Forschungsdaten als Datensatz werden verschiedene Aspekte abgefragt. Die Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet (siehe Tabelle). Die beschreibenden Metadaten dienen vor allem dazu, Datensätze besser auffindbar zu machen und ein Verständnis für ihren Inhalt zu vermitteln. 

Alle Informationen zu einem Datensatz - außer den Berechtigungen - sollten über die Metadaten abgebildet werden, um eine optimale Sichtbarkeit und Nachnutzbarkeit der Daten zu gewährleisten. Dies betrifft z.B. auch die Zuordnung zu (Drittmittel-)Projekten oder die Verknüpfung mit weiteren Ressourcen und Publikationen.

Metadatenfeld Beschreibung Eingabetyp Feld wiederholbar
Titel* Bezeichnung für den gesamten Datensatz Freitext ✔
Beteiligte Personen* Verantwortliche Personen für einen Datensatz

Wir empfehlen zur Identifizierung von Personen die Verwendung von ORCID, siehe: www.ulb.tu-darmstadt.de/orcid

Bei einem Klick auf "Suche" kann der Name in der ORCID-Registry und unter in TUdatalib bereits bekannten Autor:innen gesucht und anschließend in TUdatalib eingefügt werden.		 Freitext Lookup in ORCID-Registry ✔
Erstellungsdatum* Datum, an dem der Datensatz erstellt wurde. Verpflichtend ist die Angabe des Jahres, Monat und Tag brauchen nicht angegeben werden. Spin-Box ✘
Verknüpfte Ressourcen Beziehung zu und eindeutiger Identifier von ggf. verknüpften Ressourcen (z.B. ein Zeitschriftenartikel, dem die hinterlegten Daten zugrunde liegen) Beziehungstyp/Identifer-Typ: Dropdown-Menü Kennung/ID-Feld: Freitext ✔
Typen* Angabe der Art des Datensatzes Checkboxen ✔
Sprache Primäre Sprache des Datensatzes, falls anwendbar Checkboxen ✘
Schlagworte Freie Schlagworte zur inhaltlichen Beschreibung des Datensatzes. Aufgrund der internationalen Nachnutzbarkeit wird empfohlen nur englische Schlagworte zu verwenden. Freitext ✔
DFG-Fächer* Zuordnung des Datensatzes zur DFG-Fachsystematik Dropdown-Menü ✔
Beschreibung* Freie Kurzbeschreibung des Datensatzes ("ReadMe") Freitext ✘
Versionsbeschreibung Versionsbezeichung des Datensatzes Freitext ✘
Drittmittelprojekt Zuordnung zu Drittmittel-Projekten an der TU Darmstadt. Auswahl durch Lookup-Taste aus einer Liste eingepflegter Projekte möglich. Dropdown-Menü ✔

Das Metadatenfeld "Projekt" ermöglicht eine standardisierte Auswahl von Drittmittel-Projekten, die dem Datensatz zugeordnet werden sollen. Diese wird mit einem Klick auf "Drittmittelprojekt" aufgerufen.

In der Lookup-Liste kann über die Suchzeile nach Projekten gesucht werden. Es sind rund 6000 Drittmittelprojekte der letzten Jahre enthalten. Bedingt durch die noch verbesserungswürdige Qualität der Einträge in der Liste sollte am besten nach dem Förderkennzeichen gesucht werden, nur alternativ nach dem Fördergeldgeber oder Akronym / Titel eines Projekts.

Die genannten Metadatenfelder sind nur minimal. TUdatalib ermöglicht deshalb das Hinzufügen (nahezu) beliebiger weiterer Metadatenfelder für Ihren fachlichen Kontext (also Ihren Bereich oder Ihre Sammlung) - bitte sprechen Sie uns an! Nur so wird eine gezielte Suche nach Daten anhand fachspezifischer Parameter möglich.

4.4 Forschungsdatendokumentation

Wir empfehlen, zusätzlich zu den beschreibenden Metadaten eine Forschungsdokumentation in Form einer *.txt-Datei als Datei mit hochzuladen. Eine solche Dokumentation soll Dritten helfen, Ihre Daten möglichst eindeutig interpretieren zu können.

4.5 Vergabe von zusätzlichen Zugriffsberechtigungen

Ein Datensatz erbt zunächst die Berechtigungsgruppen der Sammlung, in der er liegt. Im Eingabeformular eines Datensatzes können Sie allerdings auch selber festlegen, ob und welche Zugriffsberechtigungen für den Datensatz vergeben werden sollen. Hierfür können Sie aus 4 Möglichkeiten auswählen. "Open Access" sollten sie auswählen, wenn der Datensatz frei im Netz zur Verfügung stehen soll. Darüber hinaus haben Sie die Wahl einen Datensatz nur für Administrator:innen zugänglich zu machen, oder den Zugriff nur auf die Dateien - nicht auf die Metadaten zu beschränken.

4.6 Hochladen von Dateien

Sowohl bevor, als auch nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie Ihre Dateien über das Drag-and-Drop Feld in den Datensatz hochladen.

4.7 Dateiformate

TUdatalib ist nicht beschränkt in der Auswahl der Dateiformate. Es gibt aber generell keine Garantien, dass gewisse Formate nach vielen Jahren auch noch lesbar sind. Es ist daher sinnvoll vor dem Hochladen Ihre Dateien in eines der empfohlenen Formate zu konvertieren, falls möglich. Empfehlenswerte Formate für langfristige Archivierung und Informationen zu möglichen Konvertierungen finden Sie hier: https://www.forschungsdaten.info/themen/bewahren-und-nachnutzen/formate-erhalten/. Das TUdata-Team berät auch gerne dazu.

Im Allgemeinen sollten Sie Ihre Dateien nicht in einem Containerformat (zip. o.ä.) hochladen, da dies die Langzeitarchivierung und die Indexierung stark erschwert. Containerformate sind nur dann empfohlen, wenn Sie für Ihre Daten eine Ordnerstruktur erhalten wollen oder eine große Anzahl Dateien an den Datensatz anhängen wollen. Wenn Sie Containerformate verwenden, verzichten Sie bitte darauf, die Daten zu komprimieren.

4.8 Dateigrößenbeschränkung

Wir empfehlen, keine Einzeldateien größer als 4 GB über die Weboberfläche hochzuladen. Große Dateien oder viele Einzeldateien lassen sich besser über die REST-Schnittstelle von TUdatalib hochladen. Für deren Nutzung steht Beispielcode in Form eines Python-Skripts zur Verfügung. nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, falls Sie dies nutzen wollen. Wir bieten außerdem die Möglichkeit, große Dateien im Nachhinein über ein Formular an den Datensatz anzuhängen.

4.9 Lizenzvergabe

Eine Lizenz regelt, mit welchen Rechten Dritte Ihre Forschungsdaten nutzen dürfen, falls Sie diese veröffentlichen. Im Eingabeformular findet sich eine Liste an verschiedenen Lizenzen mit zugehöriger Verlinkung, die die einzelnen Lizenzen erklären sollen. Entscheiden Sie, welche Nutzungsrechte Sie einräumen wollen und wählen Sie die entsprechende Lizenz aus der vorgegebenen Liste aus. Findet sich Ihre gewünschte Lizenz nicht in der Liste, können Sie diese im Freitextfeld am Ende eintragen. Geben Sie dann bitte auch eine URL an, unter der sich die Lizenz einsehen lässt.

4.10 Prüfung und Archivierung

Zu Beginn des Hochlade-Prozesses müssen Sie die Nutzungsvereinbarung akzeptieren, um auf TUdatalib einen Datensatz hochladen zu können. Falls für die Sammlung keine Gruppe für die Rolle Redakteur:in vorhanden ist, werden die Datensätze nun sofort und ohne weitere Prüfung für alle Zugriffsberechtigten in der Sammlung sichtbar.

TUdatalib erlaubt es, vor dem finalen Archivieren von Daten die Kuration durch eine/n Redakteur:in vorzunehmen, wenn der Sammlung eine Gruppe der Kategorie Redakteur:in zugeordnet ist. Der Ablauf ist dann so:

  1. Ein:e Einreichende:r fügt einen Datensatz in einer Sammlung hinzu.
  2. Der archivierte Datensatz bleibt zunächst auch für Zugriffsberechtigte unsichtbar und kann bis zur Freigabe durch eine/n Redakteur:in nicht mehr verändert werden.
  3. Die zuständigen Redakteur:innen werden per E-Mail über den neuen Datensatz informiert und können sich entscheiden, den Datensatz anzunehmen (oder abzulehnen) sowie ggf. die Metadaten zu bearbeiten.
  4. Alle eingereichten Datensätze werden erst nach Zustimmung eines Redakteurs oder einer Redakteurin für die Zugriffsberechtigten sichtbar.

Um diesen Workflow für eine Sammlung zu aktivieren, muss ein/eine Administrator:in der Sammlung im Unterpunkt "Rollen zuweisen" im Abschnitt "Sammlung bearbeiten" eine Gruppe der Kategorie Redakteur:in zuordnen. Alle Mitglieder dieser Gruppe können dann den Kurationsschritt vor der endgültigen Archivierung vollziehen.

Nach der Genehmigung der Einreichung wird der Datensatz in TUdatalib archiviert und ein eindeutiger und persistenter Identifikator zugewiesen, der in der URL ablesbar ist (Beispiel: https://tudatalib.ulb.tu-darmstadt.de/handle/tudatalib/1969). Der Identifikator kann verwendet werden, um den Datensatz eindeutig und dauerhaft mit seiner URL zu referenzieren.

Attention

Sollten Sie eine/r der Redakteur:innen einer Sammlung sein, müssen Sie alle eingehenden Datensätze - inklusive Ihrer eigenen - übernehmen und akzeptieren, bevor diese endgültig veröffentlicht werden können. Die offenen Datensätze, die reviewed werden können, finden Sie in Ihrem Workspace unter "Alle Aufgaben".

4.11 Hinzufügen großer Dateien

Im Augenblick erlaubt die TUdatalib Benutzeroberfläche maximal 4 GB pro hochgeladener Datei. Über die REST-API sind größere Dateien möglich, aber es gibt auch hier technische Limitationen. Aus diesem Grund bieten wir über ein Formular an, größere Dateien, die uns über das Internet bereitgestellt werden, im Nachhinein an Datensätze von TUdatalib anzuhängen. Dieser Service funktioniert über einen Link auf der jeweiligen Landing Page des Datensatzes.

Typischerweise würde das Vorgehen folgendermaßen aussehen:

  1. Legen Sie den Datensatz in der grafischen Oberfläche mit einer kleinen (Dummy) Datei an. Der Datensatz muss in TUdatalib hinterlegt sein, damit wir wie folgt beschrieben große Dateien anhängen können, ein Datensatz in Bearbeitung ist nicht ausreichend.
  2. Laden Sie die große(n) Datei(en) an eine Internetadresse, die für uns zugänglich ist. Wir empfehlen den Service GigaMove für Dateien bis 100 GB.
  3. Rufen Sie das Formular zum Upload großer Dateien über die Landing Page des Datensatzes auf. Hierfür klicken Sie auf das Brief-Symbol auf der rechten Seite. Dort teilen Sie uns die Internetadressen (=URLs) aus dem vorherigen Schritt, sowie Ihre Email-Adresse mit.
  4. Wir fügen die Dateien dem Datensatz hinzu und kontaktieren sie anschließend als Bestätigung, oder falls es Fragen von unserer Seite gibt.
  5. Löschen Sie die Dummydatei, falls diese nicht im finalen Datensatz vorhanden sein soll.

Bei Verwendung von Paketdateien wie .zip benutzen Sie im Dateinamen bitte nur Buchstaben, Ziffern und Unterstriche.

Falls dieses Formular kein geeigneter Weg ist, um Ihre großen Dateien nach TUdatalib zu transferieren, kontaktieren Sie uns bitte damit wir alternative Möglichkeiten diskutieren können.

4.12 Versionierung

Eine Versionierung von Datensätzen ist möglich, d.h. ein neuer, leicht veränderter Datensatz (z.B. kleine Änderungen in den eigentlichen Dateien) ersetzt einen bisherigen Datensatz. Die Metadaten müssen dabei für den neuen Datensatz nicht neu eingegeben werden. Für diesen Schritt kann man auf der Landing Page des Datensatzes oben rechts den Button "Eine neue Version dieses Datensatzes anlegen" wählen.

Der alte Datensatz kann nach der Versionierung nicht mehr über die Suche in TUdatalib gefunden werden, bleibt aber direkt per URL bzw. DOI (Digital Object Identifier) erreichbar. Es wird ein Hinweis auf die neuere Version eingeblendet.

Versionierung statt Änderung ist das Mittel der Wahl für alle mit DOI versehenen Datensätze, um die Nachvollziehbarkeit der Datengenese zu sichern.

4.13 Hinzufügen eines Vorschaubildes (Thumbnail)

Thumbnails werden i.d.R. automatisch generiert, z.B. wenn Sie ein pdf hochladen. Dies ist jedoch nicht bei allen Dateitypen möglich.

In diesem Fall können Sie nachträglich ein Vorschaubild manuell hinzufügen. Dazu gehen Sie auf „Datensatz bearbeiten“, wählen dort den Unterpunkt „Zugehörige Dateien“, und klicken unten auf „Eine neue Datei hochladen“. Für diese müssen Sie als Bundle "THUMBNAIL" auswählen, danach können Sie ganz einfach eine jpg-Datei von Ihrem Rechner hochladen und optional eine Beschreibung hinzufügen. Diese Datei wird anschließend als Thumbnail angezeigt.

Um diesen Upload durchzuführen, benötigen Sie die Rechte, den Datensatz zu modifizieren. Falls Sie diese nicht haben, wenden Sie sich bitte an den TUdatalib-Admin Ihrer Arbeitsgruppe.

5. Sichtbarkeit von veröffentlichten Datensätzen

In TUdatalib veröffentlichte Datensätze, insb. solche mit DOI, werden an vielen Stellen im Web sichtbar gemacht, z.B.:

6. Personenbezogene Daten

Ihre Forschungsdaten dürfen keine personenbezogenen Daten enthalten. Gegebenenfalls sind die Daten zu anonymisieren. Bitte wenden Sie sich bei Fragen auch an die Ethikkommission der TU: https://www.intern.tu-darmstadt.de/gremien/ethikkommisson/index.de.jsp.

7. Externes Review

TUdatalib bietet Möglichkeiten, ansonsten gesperrte Datensätze für einzelne Personen freizugeben, ohne dass ein persönlicher Account im System nötig ist. Diese sind im Admin-Leitfaden genauer erläutert. Wenn Sie hier Bedarf haben, wenden Sie sich bitte an ihre:n lokale:n Administrator:in.

8. Ansprechpartner

Für Rückfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an das TUdata-Team.