TUdatalib guidelines for users

Status: 14.05.2025

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Scope

Dieser Leitfaden ist in erster Linie für Nutzende der TU Darmstadt gedacht. Partnerhochschulen, die das System auch nutzen, haben ggf. andere Regeln. Siehe auch Kontakt

1. About this guide

The following instructions are aimed at TUdatalib users and provide an overview of the functions and processes. Alternatively, you can find further information in our FAQs or, if you are the administrator of a department, in the TUdatalib administrator guide.

For questions or suggestions we are always at your disposal.

2. Registration

Kurzanleitung - First Steps TUdatalib

1. Über diese Kurzanleitung

Die folgende Kurzanleitung bietet eine Übersicht darüber, wie Sie sich in TUdatalib registrieren und Forschungsdaten hochladen können. Sie richtet sich an Nutzer- sowie Administrator:innen und ermöglicht einen schnellen Überblick und einen einfachen Einstieg, insbesondere, falls Sie bislang noch nicht mit TUdatalib gearbeitet haben. Die Anleitung wurde mit einem Fokus auf die Abläufe an der TU Darmstadt formuliert, für die Partnerhochschulen sind nicht alle Punkte zutreffend. Sollten Sie hier keine Antwort auf Ihre Frage finden, werfen Sie gerne einen Blick in den Nutzer:innen-Leitfaden. Alternativ finden Sie weitere Informationen in unseren FAQs oder im Administrator:innen-Leitfaden von TUdatalib. Bei Fragen oder Anregungen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

2. Registrierung und Anmeldung in TUdatalib

• Rufen Sie TUdatalib auf und wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm "Anmelden" aus.
• Wählen Sie Anmeldung via persönlicher Login-ID und nutzen Sie Ihre TU-ID, falls Sie Mitglied oder Angehörige:r der TU Darmstadt sind. Bei der ersten Anmeldung auf diesem Weg werden Sie automatisch im System registriert. Der Login über die Hochschule steht auch bei den Partnerhochschulen aus Frankfurt, Fulda und Kassel zur Verfügung.
  • Sie erhalten in diesem Fall automatisch Zugriffsrechte auf den Bereich Ihrer Arbeitsgruppe
• Falls Sie über keine TU-ID verfügen, können Sie sich mit einer externen E-Mail-Adresse registrieren.
  • Geben Sie dazu unter "Neu hier? Klicken Sie hier, um sich zu registrieren." Ihre E-Mail-Adresse an. Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit einen Verifizierungslink per E-Mail.
  • Folgen Sie dem Verifizierungslink und geben Sie Ihre Kontaktdaten und ein sicheres Passwort an. Nun können Sie sich in TUdatalib einloggen.

In TUdatalib sind alle Einzeldaten und Metadaten einer Sammlung zugeordnet, die wiederum einem Bereich zugeordnet ist. Administratoren verwalten bereichsweise die Bereiche und Sammlungen und administrieren ggf. die einzelnen Dateien. Sie weisen Benutzer:innen Rollen und Rechte zu, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können. Für das Hochladen von Dateien benötigen Sie daher in der Regel entsprechende Rechte für einen Bereich oder eine Sammlung, die Ihnen von dem von Ihrem Fachgebiet ernannten TUdatalib Admin zugewiesen werden. Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.

3. Begriffe: Bereiche, Sammlungen, Datensätze

TUdatalib ist hierarchisch gegliedert, wobei die Ebenen aus einer der folgenden drei Klassen bestehen: - Bereiche (engl. communities) bilden Hierarchieebenen in TUdatalib, welche das Repositorium strukturieren. Bereiche können weitere Unterbereiche enthalten, aber auch Sammlungen. Bereiche enthalten direkt keine Datensätze. - Sammlungen (engl. collections) sind "Behälter" für Datensätze. Sie sind immer Teil eines Bereichs und enthalten ausschließlich Datensätze. Untersammlungen sind nicht möglich. - Datensätze (engl. items) sind die Ebene, in der Daten in TUdatalib abgelegt werden. Sie bestehen aus mindestens einer Datei (engl. bitstream) sowie aus zusätzlichen, die Daten beschreibenden, Metadaten. Ein Datensatz gehört immer zu einer Sammlung. Unterdatensätze sind nicht möglich.

4. Hochladen von Dateien

• Loggen Sie sich bei TUdatalib ein.
• Wählen Sie am oberen Rand rechts auf ihrem Bildschirm das Workspace-Symbol aus. Hier sehen Sie alle Datensätze die Sie bereits veröffentlicht haben
• Sollten Sie noch keine Berechtigungen für eine Sammlung besitzen, oder noch keine Sammlung erstellt haben, werden Sie anstelle des Drag-and-Drop-Menüs eine Fehlermeldung sehen.
  • Sollten Sie der/die Administrator:in eines Bereichs sein, erfahren Sie hier, wie Sie eine Sammlung erstellen können.
  • Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.
• Um einen neuen Datensatz anzulegen, nutzen Sie das Drag-and-Drop-Menü (deutsch: ziehen und ablegen), welches sich über der Suchleiste befindet.
• Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder eine Datei per Drag-and-Drop in das dafür vorgesehene Feld zu ziehen. Alternativ können Sie über “stöbern” Ihren Dateimanager direkt aufrufen.
• Sobald Sie eine Datei ausgewählt haben, erscheint ein Pop-Up mit einer Liste an Sammlungen, auf die Sie Zugriff haben. Hier müssen Sie die Sammlung auswählen, in die Sie die Datei hochladen möchten.
• Füllen Sie anschließend das Formular aus. Sie können Ihre Eingaben jederzeit speichern und die Einreichung später fortführen und vorerst als Entwurf speichern.
• Geben Sie die Metadaten für Ihre Datei an.
• Legen Sie die Zugangsberechtigungen für Ihre Einreichung fest.
• Legen Sie eine Lizenz für Ihre Einreichung fest. Wir empfehlen die Vergabe von CC-Lizenzen für Daten und Open Source Lizenzen für Software. Überprüfen Sie Ihre Eingaben.
• Wenn Sie große Dateien hochladen möchten, folgen Sie der Anleitung in der Dokumentation von TUdatalib.
• Falls Sie noch nicht über die benötigten Rechte zum Hochladen eines Datensatzes verfügen, müssen Sie von einem der Fachgebietsadministrator:innen freigeschaltet werden, setzen Sie sich dafür mit den jeweiligen Personen in Verbindung.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung. Möglicherweise wird die Einreichung noch von einer zuständigen Person ihres Bereichs geprüft und dann freigegeben. Auch hierfür erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

5. Für Admins: Administrieren von Bereichen und Anlegen von Sammlungen

Dezentrale Admins in TUdatalib verwalten die Bereiche von einzelnen Forschungsgruppen und administrieren darin Sammlungen und Datensätze. Sie können Benutzer:innen Rollen und Rechte zuweisen, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können.

Allgemeines

• Auf der linken Seite Ihres Bildschirms findet sich eine “Administration”-Leiste
  • Um einen Bereich, eine Sammlung oder ein Item zu erstellen, navigieren Sie zu “Neu” und wählen anschließend die gewünschte Option aus.
  • Um einen Bereich oder eine Sammlung zu editieren oder zu verwalten, navigieren Sie zu “Bearbeiten” und wählen anschließend die gewünschte Option aus.
  • Um ein Item zu bearbeiten, navigieren Sie ebenfalls über die Administrationsleiste unter dem Punkt "Bearbeiten". Dort können Sie Ihre Veröffentlichungen suchen, bearbeiten und löschen, sowie auch Veröffentlichungen anderer Nutzer:innen bearbeiten, sollte man Zugriff auf diese haben.
  • Wenn Sie die Rechte und Rollen einer Sammlung oder eines Bereichs verwalten möchten, navigieren Sie zur Zugriffskontrolle und wählen Sie "Gruppen". Hier können Sie eine Gruppe anhand Ihrer Gruppen-ID suchen.

Ersteinrichtung eines Bereichs

Wenn Sie zum Admin eines Bereichs ernannt wurden, der noch nicht eingerichtet ist, enthält der Bereich ausschließlich die Sammlung "Inbox". Diese ist so konfiguriert, dass Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe Datensätze einreichen dürfen, diese aber nicht archiviert werden, sondern das TUdata Team als Reviewer:in benachrichtigt wird. Sie sind frei darin, diesen Bereich nach Ihren eigenen Vorstellungen zu strukturieren. Die Inbox können Sie entweder löschen oder so konfigurieren, dass Sie selbst oder eine andere von Ihnen ernannte Person Prüfer:in ist.

Typische Aktivitäten beim ersten Aufbau eines Bereiches

• Entwerfen Sie eine Struktur, wie Sie Ihren Bereich sinnvoll in Unterbereiche und Sammlungen untergliedern können
• Legen Sie Unterbereiche und Sammlungen an und vergeben Sie für diese weitere Berechtigungen
• Entscheiden Sie, wie Datensätze in Ihrem Bereich hinterlegt werden sollen
  • Direkt in den einzelnen Sammlungen oder in einer zentralen Inbox, von der Sie die Datensätze dann verschieben?
  • Sollen Datensätze geprüft werden, bevor diese hinterlegt werden, oder dürfen von Ihnen berechtigte Personen ohne weitere Prüfung Daten einspielen?

6. Datensätze begutachten/reviewen

Wird ein Datensatz in einer Sammlung eingereicht, in der Sie die Rolle des Prüfers haben, werden Sie und ggf. weitere Reviewer mit einer Email benachrichtigt. In Ihrem “Workspace” können Sie sich unter "Alle Aufgaben" eine Liste der offenen Einreichungen anzeigen lassen. Einzelne Aufgaben können übernommen werden, indem Sie sie anklicken und "Übernehmen" auswählen. - Nun können Sie mit "Zustimmen" die Einreichung bestätigen, ablehnen oder mit "Bearbeiten" die Metadaten ggf. modifizieren. Wenn Sie die Einreichung ablehnen, geht diese an die einreichende Person zurück und diese kann sie überarbeiten und erneut zur Prüfung einreichen.

External users can register with their e-mail address and must be activated by a department administrator.

Users who are not registered can only access freely available datasets.

3. System times / Maintenance window

Every Tuesday from 06:30 to 08:30, TUdatalib may be unavailable due to maintenance.

4. Workflows on the TUdatalib web interface

4.1 Creating and describing datasets

To add datasets to your collection, you can proceed as follows:

• Navigate to your "Workspace" via the button at the top right of the start page and either use the drag-and-drop function or click on "Browse" to select your file in the file explorer. Then select the collection to which you want to add data.

4.2 Naming of datasets

It is advisable to choose self-explanatory names for the data files, which are understandable for people mot directly involved, as well as to avoid special characters.

4.3 Metadata assignment

When uploading your research data as a dataset, various metadata fields are queried. The mandatory fields are marked with a * (see table). The main purpose of the descriptive metadata is to make datasets easier to find and to convey an understanding of their content.

All information on a dataset - with the exception of authorizations - should be mapped via the metadata in order to ensure optimal visibility and reusability of the data. This also applies, for example, to the assignment to (third-party funded) projects or the link to other resources and publications.

Metadata field	Description	Input type	Field repeatable
Title*	Name for the entire data set	Free text	✔
Persons involved*	Persons responsible for a dataset We recommend using ORCID to identify persons, see: www.ulb.tu-darmstadt.de/orcid By clicking on "Search", the name can be searched for in the ORCID registry and among authors already known in TUdatalib and then inserted into TUdatalib.	Free text lookup in ORCID registry	✔
Creation date*	Date on which the dataset was created. The year must be specified; the month and day do not need to be specified.	Spin box	✘
Linked resources	Relationship to and unique identifier of any linked resources (e.g. a journal article based on the stored data)	Relationship type/identifier type: Drop-down menu Identifier/ID field: Free text	✔
Types*	Specification of the type of data set	Checkboxes	✔
Language	Primary language of the data set, if applicable	Checkboxes	✘
Keywords	Free keywords to describe the content of the dataset. Due to international reusability, it is recommended to use English keywords only.	Free text	✔
DFG subjects*	Assignment of the dataset to the DFG subject classification system	drop-down menu	✔
Description*	Free short description of the dataset ("ReadMe")	Free text	✘
Version description	Version name of the data set	Free text	✘
Third-party funded project	Assignment to third-party funded projects at TU Darmstadt. Selection by lookup button from a list of entered projects possible.	drop-down menu	✔

The "Project" metadata field enables a standardized selection of third-party funded projects to be assigned to the dataset. This is called up by clicking on "Third-party funded project".

You can search for projects in the lookup list using the search bar. It contains around 6000 third-party funded projects from recent years. Due to the fact that the quality of the entries in the list still needs to be improved, it is best to search by the funding code, or alternatively by the funding body or acronym / title of a project.

The metadata fields mentioned are only minimal. TUdatalib therefore allows you to add (almost) any additional metadata fields for your subject-specific context (i.e. your field or collection) - please contact us! This is the only way to enable a targeted search for data based on subject-specific parameters.

4.4 Research data documentation

In addition to the descriptive metadata, we recommend uploading research documentation in the form of a *.txt file. Such documentation should help third parties to interpret your data as clearly as possible.

4.5 Assignment of additional access authorizations

A dataset initially inherits the authorization groups of the collection in which it is located. In the input form for a dataset, however, you can also define by yourself whether and which access authorizations should be assigned for the dataset. You can choose out of 4 different options for this. Select "Open Access" if the dataset should be freely available on the internet. You also have the option of making a dataset accessible only to administrators or restricting access only to the files - not to the metadata.

4.6 Uploading files

You can upload your files to the dataset using the drag-and-drop field or the browse option both before and after you have entered all the details.

4.7 File formats

TUdatalib is not limited in the selection of file formats. However, there is generally no guarantee that certain formats will still be readable after many years. It is therefore advised to convert your files to one of the recommended formats before uploading, if possible. Recommended formats for long-term archiving and information on possible conversions can be found here: https://www.forschungsdaten.info/themen/bewahren-und-nachnutzen/formate-erhalten/. The TUdata team will also be happy to advise you.

In general, you should not upload your files in a container format (zip. or similar), as this makes long-term archiving and indexing much more difficult. Container formats are only recommended if you want to maintain a folder structure for your data or attach a large number of files to the data set. If you use container formats, please refrain from compressing the data.

4.8 File size limit

We recommend that you do not upload individual files larger than 4 GB via the web interface. Large files or many individual files are better uploaded via the REST interface of TUdatalib. Sample code in the form of a Python script is available for use. Please contact us if you would like to use this. We also offer the option of attaching large files to the dataset afterwards using a form.

4.9 Licensing

A license regulates the rights with which third parties may use your research data if you publish it. The input form contains a list of different licenses with links to explain the individual licenses. Decide which rights of use you wish to grant and select the appropriate license from the list provided. If your desired license is not in the list, you can enter it in the free text field at the end. Please also enter a URL where the license can be found.

4.10 Testing and archiving

At the start of the upload process, you must accept the User agreement in order to be able to upload a dataset to TUdatalib. If there is no group for the reviewer role for the collection, the datasets are now immediately visible to all authorized users in the collection without any further checks.

TUdatalib allows data to be curated by a reviewer before it is finally archived if the collection is assigned to a group in the reviewer category. The procedure is then as follows:

1. a submitter adds a dataset to a collection.
2. the archived dataset initially remains invisible to authorized users and can no longer be changed until it is approved by a reviewer.
3. the responsible reviewers are informed of the new dataset by email and can decide to accept (or reject) the dataset and edit the metadata if necessary.
4. all submitted datasets will only be visible to authorized users after approval by a reviewer.

To activate this workflow for a collection, an administrator must assign a group to the reviewer category in the "Assign roles" sub-item in the "Edit collection" section. All members of this group can then complete the curation step before final archiving.

Once the submission has been approved, the dataset is archived in TUdatalib and assigned a unique and persistent identifier that can be read in the URL (example: https://tudatalib.ulb.tu-darmstadt.de/handle/tudatalib/1969). The identifier can be used to reference the dataset uniquely and permanently with its URL.

Attention

If you are one of the reviewers of a collection, you must accept all incoming datasets - including your own - before they can be finally published. The open datasets that can be reviewed can be found in your workspace under "All tasks".

4.11 Adding large files

At the moment, the TUdatalib user interface allows a maximum of 4 GB per uploaded file. Larger files are possible via the REST API, but there are also technical limitations here. For this reason, we offer a form to attach larger files that are provided to us via the Internet to TUdatalib data sets afterwards. This service works via a link on the respective landing page of the dataset.

Typically, the procedure would be as follows:

1. create the dataset on the TUdatalib Website with a small (dummy) file. The dataset must be stored in TUdatalib so that we can attach large files as described below; a dataset in process is not sufficient.
2. upload the large file(s) to an Internet address that is accessible to us. We recommend the service GigaMove for files up to 100 GB.
3. open the form for uploading large files via the landing page of the data set. To do this, click on the letter symbol on the right side of the page. There you enter the Internet addresses (URLs) from the previous step, as well as your e-mail address.
4. we will add the files to the data set and then contact you as confirmation, or if there are any questions from our side.
5. delete the dummy file if you do not want it to be included in the final data set.

When using package files such as .zip, please use only letters, numbers and underscores in the file name.

If this form is not a suitable way to transfer your large files to TUdatalib, please contact us so that we can discuss alternative options.

4.12 Versioning

Versioning of datasets is possible, i.e. a new, slightly modified dataset (e.g. small changes in the actual files) replaces a previous dataset. The metadata does not have to be re-entered for the new dataset. For this step, you can select the "Create a new version of this dataset" button at the top right of the landing page for the dataset.

After versioning, the old dataset can no longer be found via the search bar in TUdatalib, but remains directly accessible via URL or DOI (Digital Object Identifier). A reference to the newer version is displayed.

Versioning instead of modification is the method of choice for all datasets provided with a DOI in order to ensure the traceability of the data.

4.13 Adding a preview image (thumbnail)

Thumbnails are usually generated automatically, e.g. when you upload a pdf. However, this is not possible for all file types.

In this case, you can add a preview image manually at a later date. To do this, go to "Edit dataset", select the sub-item "Associated files" and click on "Upload a new file" at the bottom. You must select "Thumbnails" as the bundle for this, after which you can simply upload a jpg file from your computer and optionally add a description. This file will then be displayed as a thumbnail.

To carry out this upload, you need the rights to modify the dataset. If you do not have these, please contact the TUdatalib admin of your working group.

5. Visibility of published datasets

Datasets published in TUdatalib, especially those with DOI, are made visible in many places on the web, e.g:

• Google and Google Scholar

• OpenAIRE: https://explore.openaire.eu/search/dataprovider?datasourceId=re3data______::dd850814f13a8499f57349bab338ad17

• DataCite Search: https://search.datacite.org/repositories/tib.ulbd

• BASE: https://www.base-search.net/Search/Results?type=all&lookfor=*&filter%5B%5D=f_dccollection%3A%22ftulbdarmstadtda%22

6. Personal data

Your research data must not contain any personal data. If necessary, the data must be anonymized. If you have any questions, please also contact the TU Ethics Committee: https://www.intern.tu-darmstadt.de/gremien/ethikkommisson/index.de.jsp.

7. External review

TUdatalib offers options for releasing otherwise blocked datasets for individual people without the need for a personal account in the system. These are explained in more detail in the Admin guide. If you need help with this, please contact your local administrator.

8. Contact

Leitfaden zu TUdatalib für Administrator:innen der Fachbereiche

Stand: 14.05.2025

lienzenziert unter CC0 1.0, kein Urheberrechtsschutz.

Scope

Dieser Leitfaden ist in erster Linie für Nutzende der TU Darmstadt gedacht. Partnerhochschulen, die das System auch nutzen, haben ggf. andere Regeln. Siehe auch Kontakt

1. Über diesen Admin-Leitfaden

Die folgende Anleitung richtet sich an Administrator:innen der einzelnen Fachbereiche und ermöglicht einen Überblick über die Funktionen und und auf die Abläufe von TUdatdalib. Alternativ finden Sie weitere Informationen in unseren FAQs oder im Nutzer:innen von TUdatalib.

Bei Fragen oder Anregungen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

2. Entgelte

Die Nutzung von TUdatalib ist bis zu 2 TB Gesamtvolumen neuer Daten pro Jahr und Fachgebiet der TU kostenfrei.

Bei größeren Mengen neuer Daten ist für das über 2 TB hinausgehende Datenvolumen eine einmalige Kostenbeteiligung durch das Fachgebiet erforderlich. Diese liegt derzeit bei 250 € / TB für die 10-jährige Archivierung. Die Rechnungsstellung wird vom HRZ abgewickelt. TUdatalib verschickt Hinweismails an die Admins eines Bereichs, wenn das kostenfreie Datenvolumen zu 90% und zu 100% gefüllt ist.

3. Organisations- und Rollenmodell in TUdatalib

3.1 Die einzelnen Entitäten

In TUdatalib sind die Organisationseinheiten der TU als Bereiche (Communities) fest voreingestellt, und zwar sortiert nach Fachbereichen, Instituten und Fachgebieten. Sollte ein Fachgebiet o.ä. fehlen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Bereiche können in weitere Sub-Bereiche unterteilt sein. Für jeden Bereich in TUdatalib sollte es mindestens eine/einen Administrator:in (empfohlen sind zwei) geben. Administrator:innen verwalten die Rollen und Rechte für ihren Bereich und können Sammlungen (Collections) anlegen.

Innerhalb eines Bereichs können beliebig viele Sammlungen angelegt werden, um verschiedene Berechtigungsgruppen (Gruppen) abbilden zu können. In einer Sammlung können beliebig viele Datensätze (Items) angelegt werden. Jeder Datensatz beinhaltet ein beschreibendes Set von Metadaten, beliebig viele Einzeldateien (Bitstreams) und einen persistenten Identifikator (s.u. Abschnitt Vergabe von DOIs).

_{(Quelle: https://wiki.lyrasis.org/display/DSDOC6x/Functional+Overview)}

3.2 Rechte- und Rollenmanagement

In TUdatalib werden Rechte und Rollen ausschließlich an Gruppen (und nicht an individuelle Benutzer:innen) vergeben. Benutzer:innen können durch Aufnahme in diese Berechtigungsgruppen vier verschiedene Rollen zugewiesen werden:

1. Administrator:innen: (siehe auch im Speziellen den Abschnitt "Administration der Datensätze"). Zu den hauptsächlichen Rechten gehören:
   1. Anlegen von Sammlungen
   2. Vergabe und Verwaltung von Rollen und Rechten
   3. Bearbeiten von Metadaten
   4. Registrierung von DOIs
   5. Spiegeln von Datensätzen zwischen Sammlungen
2. Zugriffsberechtigte:r: Benutzer:innen, die die Datensätze in einer Sammlung einsehen dürfen. Dies ist das voreingestellte Recht für Nutzer:innen, die bei Anmeldung automatisch einem Bereich zugeordnet wurden.
3. Einreichende:r: Benutzer:innen, die neue Datensätze in einer Sammlung einreichen dürfen.
4. Redakteur:innen: Benutzer:innen, die eingereichte Datensätze annehmen oder ablehnen und deren Metadaten bearbeiten dürfen.

4. Workflows in der Weboberfläche von TUdatalib

4.1 Metadatenvergabe für den Bereich

Steht der/die Administrator:in für einen Bereich (i.d.R. das Fachgebiet) fest, kann er/sie zunächst die Metadaten seines Bereichs bearbeiten.

Zum Bearbeiten der Metadaten Ihres Bereichs navigieren Sie von der Startseite über die linke Navigationsleiste zu "Bearbeiten" und wählen Sie dort den Unterpunkt "Bereich" aus. Suchen Sie anschließend nach Ihrem gewünschten Bereich. Durch das Klicken auf Ihren gewünschten Bereich werden Sie direkt zum Bearbeitungsformular weitergeleitet- Hier können Sie eine Bereichsbeschreibung mit Benennung und einem einleitenden Text (auch in HTML), ein Bereichslogo u.ä. eingeben und pflegen.

4.2 Vergabe von Administrator:innen-Rechten

Um weiteren Benutzer:innen Administrator-Rechte einzuräumen, muss die Berechtigungsgruppe erweitert werden. Navigieren Sie hier über die linke Navigationsleiste unter dem Punkt "Bearbeiten" zum jeweiligen Bereich oder der jeweiligen Sammlung und klicken Sie auf "Rollen zuordnen". Ihnen wird dann eine Gruppe in der Form COMMUNITY_xxx_ADMIN angezeigt. Bearbeiten können Sie die Gruppe durch Klicken auf die Gruppenname. Benutzer:innen können über die Suchleiste durch die Eingabe des Nachnamens oder Vornamens gefunden und als Mitglieder hinzugefügt werden, wenn Sie schon einmal bei TUdatalib eingeloggt waren.

Sie können dann die Mitglieder dieser Gruppe verwalten. Mitglieder der Gruppe können einzelne Benutzer:innen, aber auch wiederum Gruppen von Benutzer:innen sein.

• Falls ein/eine Benutzer:in nicht in der Benutzer-Liste gefunden wird, stellen Sie bitte sicher, dass der/die Benutzer:in sich schon einmal bei TUdatalib eingeloggt hat.
• Falls Sie die Admin-Rechte für verschiedene Teilbereiche immer an die gleiche Gruppe vergeben möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Die/Der System-Administrator:in kann eine solche Gruppe in TUdatalib vordefinieren.

4.3 Anlegen von Unterstrukturen (Teilbereiche & Sammlungen) in einem Bereich

4.3.1 Anlegen eines Teilbereichs innerhalb eines Bereichs

Es ist möglich (aber nicht notwendig) Teilbereiche innerhalb eines Bereichs zu erstellen. Navigieren Sie dazu über die Navigationsleiste unter dem Punkt "Neu" in den Bereich, in dem Sie einen Teilbereich erstellen wollen. Durch das Klicken auf den Bereichsnamen öffnet sich ein Formular, in dem Sie den Namen, die Beschreibung und andere relevante Metadaten für Ihren Bereich angeben können. Abschließend drücken Sie auf "Abschicken", um ihre Eingabe zu bestätigen.

Ein Teilbereich lässt sich auf die gleiche Weise bearbeiten wie ein Bereich und hat die gleichen Metadatenfelder.

4.3.2 Anlegen einer Sammlung innerhalb eines Bereichs

Das Anlegen von mindestens einer Sammlung ist zwingend notwendig, um in einem Bereich Datensätze anlegen zu können (vgl. 5.1). Nachdem die Benutzergruppe mit Admin-Rechten definiert ist, können Sie zum Anlegen einer Sammlung in Ihrem Bereich übergehen. Navigieren Sie dazu über die Navigationsleiste links zu dem Punkt "Neu" und wählen Sie den Unterpunkt "Sammlung". Hier haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, in welchem Bereich die Sammlung angelegt werden soll. Sobald Sie auf den jeweiligen Bereich klicken, werden Sie zu einem Formular weitergeleitet, in dem Sie die Sammlung anlegen können.

4.4 Metadatenvergabe für die Sammlung

Beim Neuanlegen einer Sammlung können verschiedene Metadaten angegeben werden. Dazu gehören der Name der Sammlung, eine Kurzbeschreibung, ein einleitender Text (auch in HTML), ein Sammlungs und die Angabe einer Lizenz und Provenienz der Sammlung. Sie können die Metadaten über die Navigationsleiste links unter "Bearbeiten" und dem Navigieren zur jeweiligen Sammlung nachträglich weiter pflegen.

Der Unterpunkt "Herkunft des Inhalts" zeigt an, ob es sich um eine Standard-TUdatalib-Sammlung handelt oder ob die Sammlung ihren Inhalt via Harvesting aus einer externen Quelle bezieht.

4.5 Vergabe von Rechten und Rollen innerhalb einer Sammlung

Im Unterpunkt "Rollen zuweisen" stellen Sie z.B. ein, wer die Dateien und Metadaten der Datensätze einsehen darf. Drücken Sie hierfür auf die Gruppenname (COMMUNITY_xxx_ADMIN) und wählen Sie dort die gewünschten Personen aus. Es können Benutzer:innen und Gruppen vier verschiedene Rollen zugewiesen werden: Administrator:in, Einreichende:r, Zugriffsberechtigte:r sowie Redakteur:in. Die Gruppe der Zugriffsberechtigten wird beim Anlegen einer neuen Sammlung automatisch erzeugt und beinhaltet standardmäßig eine Gruppe, der alle Zugehörigen eines Fachgebiets anhand der mit der TU-ID verbundenen Organisationseinheit (nach dem ersten Einloggen in TUdatalib) automatisch hinzugefügt werden.

Alle Bereichsadministrator:innen sind immer auch Sammlungsadministrator:innen für alle Sammlungen in Ihrem Bereich. Sammlungsadministrator:innen haben nicht automatisch auch die Rolle eines Redakteurs oder einer Redakteurin, da diese Rolle nicht zwingend besetzt sein muss.

Zum weiteren Bearbeiten von Rechten und Rollen innerhalb einer Sammlung navigieren Sie von der Navigationsleiste links, unter "Bearbeiten" in die Sammlung, die Sie bearbeiten möchten.

4.6 Zuweisen der Rollen für Bearbeiter über Gruppen

Bei der Vergabe der o.g. Rollen muss eine Gruppe für jede vergebene Rolle angelegt werden. Diese erhält automatisch einen Namen der Form COMMUNITY_xxx_ oder COLLECTION_xxx_ (siehe Tabelle unten), wobei der mittlere Teil die vom System vorgegebene interne ID des Bereichs ist. Der Name dieser Gruppen kann nicht geändert werden. Für manche Bearbeitungsschritte ist es deshalb sinnvoll, die interne ID des Bereichs zu kennen.

Rolle	Name der zugehörigen Gruppe	Beispiel	Rechte der Gruppenmitglieder
Administrator:innen	COLLECTION__ADMIN	COLLECTION_ae910c2b-d734-4777-9571-0f116d7ff41a_ADMIN	• Anlegen von Sammlungen • Vergabe und Verwaltung von Rollen und Rechten • Annehmen und Verwerfen von angelegten Datensätzen • Bearbeiten von Metadaten • DOI registrieren • Spiegeln von Datensätzen aus anderen Sammlungen, wenn sie dieselben Rechte wie die zu spiegelnden Datensätzen haben
Zugriffsberechtigte:r	COLLECTION__DEFAULT_READ	COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_DEFAULT_READ	• Lesezugriff, Inhalte können nicht verändert werden • Herunterladen von Datensätzen
Einreichende:r	COLLECTION__SUBMIT	COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_SUBMIT	• Einreichen von Datensätzen in TUdatalib
Redakteur:in	COLLECTION__WORKFLOW_ROLE_editor	COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_WORKFLOW_ROLE_editor	• Annahme oder Ablehnung von eingereichten Datensätzen • Bearbeitung von deren Metadaten

Existiert eine der vier Berechtigungsgruppen für einen Bereich noch nicht (automatisch wird nur die Gruppe für Zugriffsberechtigte erstellt), kann sie unter "Rollen zuweisen" unter "Sammlung bearbeiten" angelegt werden. Klicken Sie dazu auf "Beschränken", um die Gruppe zu erstellen.

Die/Der Administrator:in eines Bereichs oder einer Sammlung kann die Mitglieder der Gruppen bearbeiten, z.B. Benutzer:innen oder eine Untergruppe hinzufügen.

Um eine/n Benutzer:in zu einer Gruppe hinzuzufügen, muss dieser über die Suche gefunden werden und dann mit dem "Hinzufügen" Button hinzugefügt werden. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.

Attention

Zur Wahrung der wissenschaftlichen Nachvollziehbarkeit dürfen nur als Person eindeutig identifizierbare Nutzer:innen Rollen mit Schreibrechten erhalten. D.h., dass Nutzer:innen, die über ein Funktionspostfach als externe Nutzer:innen erzeugt wurden, nicht Administrator:in oder Redakteur:in werden können und nicht in die entsprechenden Berechtigungsgruppen aufgenommen werden dürfen.

4.7 Administration der Datensätze

Zu den Administrationsrechten gehören weitere Befugnisse, sobald die Einreichung genehmigt wurde. Administrierende können DOIs registrieren, Zugriffsrechte für die Datensätze (Metadaten und Dateien) nach der Archivierung bearbeiten, ältere Versionen von Datensätzen kenntlich machen und in andere Sammlungen spiegeln.

Über "Datensatz bearbeiten" im Navigationsbereich werden weitere Möglichkeiten der Administration angezeigt, darunter das Verwerfen, das Verschieben in eine andere Sammlung oder das Unsichtbar-Machen des Datensatzes.

4.7.1 Veröffentlichung von Datensätzen

Sollen alle Datensätze einer Sammlung öffentlich sichtbar sein, empfiehlt sich das unter Abschnitt 6.6 beschriebene Vorgehen, bei dem die DEFAULT_READ Gruppe der Sammlung gelöscht wird. Befinden sich Datensätze in einer nicht öffentlich sichtbaren Sammlung, können Sie aber dennoch veröffentlicht werden. Dazu kann über den Schalter "Datensatz komplett veröffentlichen" der komplette Datensatz öffentlich sichtbar gemacht werden. Alternativ existiert auch die Möglichkeit nur die Metadaten eines Datensatzes zu veröffentlichen. Dies erfolgt über den "Metadaten veröffentlichen"-Button. Interessenten erhalten so die Möglichkeit, Datensätze aufzufinden und ggf. bei dem/der jeweiligen Administrator:in per Mail anzufragen, ob Zugriff auf die Dateien gewährt werden kann s. Abschnitt 4.7.3.2.

4.7.2 Vergabe von DOIs

Alle Datensätze in TUdatalib erhalten eine eindeutige Adressierung mit einem sogenannten Handle. Zusätzlich können in TUdatalib DOIs (Digital Object Identifier) vergeben werden, über die Ihre Datensätze dauerhaft öffentlich auffindbar und zitierfähig sind (Beispiel: https://doi.org/10.25534/tudatalib-36.9). Sie sind mit einem Fingerabdruck vergleichbar, der jeden Datensatz individuell kennzeichnet.

4.7.2.1 DOI registrieren

Wenn bei einem Datensatz mindestens für die Metadaten die Gruppe "Anonymous" zugriffsberechtigt ist, kann der/die Administrator:in der Sammlung in dem Bereich "Datensatz bearbeiten", unter dem Punkt "Status" einen DOI für diesen Datensatz registrieren.

Sollten Zugriffseinschränkungen für die Metadaten existieren, ist eine DOI-Vergabe nicht möglich, Sie können aber die Zugriffseinschränkungen mit einem Klick auf "Datensatz komplett veröffentlichen" oder "Metadaten veröffentlichen" entfernen, wodurch die DOI-Vergabe möglich wird.

Nachdem TUdatalib die positive Rückmeldung der Anfrage bekommen hat, wird der vergebene DOI sofort angezeigt.

Wenn der Datensatz mit einem DOI öffentlich ist, kann dieser Datensatz in TUdatalib nicht mehr auf unsichtbar gesetzt oder gelöscht werden. Wird eine neue Version des Datensatzes mittels eines Klicks auf "Eine neue Version dieses Datensatzes anlegen" angelegt, gilt die vergebene DOI nicht für die neue Version. Für jede neue Version eines Datensatzes muss, auf die gleiche Weise wie oben, ein separater DOI vergeben werden.

Wollen Sie die DOI-Registrierung erst später durchführen, benötigen aber bereits jetzt die URL des DOI, können Sie die von TUdatalib automatisch erstellte und reservierte (aber noch nicht als DOI registrierte) URL verwenden.

4.7.2.2 Datensatz mit DOI aktualisieren

Wenn die Metadaten eines mit DOI versehenen Datensatzes in TUdatalib geändert werden, müssen die veränderten Metadaten auch bei der DOI-Agentur aktualisiert werden. Dies geschieht automatisch jede Nacht. Alternativ können Sie mit einem Klick auf "DOI aktualisieren" beim Unterpunkt "Status" bei der "Datensatz bearbeiten"-Seite diese Aktualisierung manuell sofort vornehmen.

4.7.3 Nachträgliches Ändern und Löschen der Zugriffsrechte

Sie haben als Admin die Möglichkeit, sehr feingranular die Berechtigungen von Datensätzen einzustellen. Wir empfehlen aufgrund der Komplexität, mit diesen Funktionen sparsam umzugehen. Setzen Sie sich bei spezifischen Anforderungen an Berechtigungen gerne mit uns in Verbindung. Falls Sie nur Datensätze oder Metadaten veröffentlichen wollen, sollten Sie das Vorgehen nach Abschnitt #4.7.3.2 Veröffentlichung der Metadaten nicht veröffentlichter Datensätze oder nach Abschnitt # 4.7.3.3 Unterschiedliche Zugänglichkeit einzelner Dateien aus einem Datensatz (Teilveröffentlichung) wählen.

Die lesende Zugriffsberechtigung auf die Datensätze einer Sammlung wird standardmäßig von der Sammlung auf die zugehörigen Datensätze vererbt. Die Zugriffsrechte eines Datensatzes (Metadaten und Dateien) können von Sammlungs-Administrator:innen aber auch nachträglich geändert werden. Zu den Rechten gehören: READ (Lesezugriff), WRITE (Bearbeiten), REMOVE (Ablehnen), ADMIN, WITHDRAWN_READ.

	Community	Collection	Item (full)	Item (bundle)	Bitstream
READ	x	x	x	x	x	Lesender Zugriff auf alle Inhalte
WRITE	x	x	x	x	x	Schreibender Zugriff auf alle Inhalte
ADD	x	x	x	x		Hinzufügen untergeordneter Elemente
REMOVE	x	x	x	x		Entfernen von Objekten
ADMIN	x	x	x	x	x	Vollzugriff
DELETE	x	x	x	x		Löschen von Objekten
WITHDRAWN_READ			x	x		Lesender Zugriff auf zurückgenommene Objekte
DEFAULT_BITSTREAM_READ		x				Standardleserechte für Dateien einer Sammlung
DEFAULT_ITEM_READ		x				Standardleserechte für Datensätze (Metadaten) einer Sammlung

Existierende Berechtigungen für einen Datensatz können einzeln gelöscht werden. Außerdem können die Berechtigungen für Metadaten separat von den Berechtigungen für die Dateien eingestellt/gelöscht werden.

Durch das Löschen von Berechtigungen wird der lesende Zugriff auf den Datensatz, bzw. die Dateien oder Metadaten, weiter eingeschränkt.

Sie finden den Schirm zum feingranularen Bearbeiten der Berechtigungen indem Sie im Navigationsbereich auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Item" klicken. Suchen Sie den gewünschten Datensatz in der Suchleiste. Sie werden anschließend automatisch zu dem Bearbeitungsformular geleitet. Im Unterpunkt "Status" findet sich die Auswahl "Rechte des Datensatzes bearbeiten".

4.7.3.1 Entfernen aller Einschränkungen eines Datensatzes

Auf diesem Weg werden alle Einschränkungen für den lesenden Zugriff auf Metadaten und Dateien gelöscht und die Berechtigungen auf "Anonymous" gesetzt, der Datensatz ist dann frei im Netz verfügbar (Open Access).

• Sie können dazu im Berechtigungsschirm für alle Entitäten (Datensatz, Bundles, Bitstreams) einzeln READ Berechtigungen für Anonymous hinzufügen.
• Komfortabler erreichen Sie das gleiche für Datensätzen mit beschränkten Rechten über den Button "Datensatz komplett veröffentlichen" unter "Datensatz bearbeiten" im Reiter Status. Dieser hebt alle vorher festgelegten Einschränkungen für den Datensatz auf.

Das Resultat entspricht dabei dem des unter Abschnitt 4.7.1 beschriebenen Vorgehens.

4.7.3.2 Veröffentlichung der Metadaten nicht veröffentlichter Datensätze

Hierdurch werden alle Einschränkungen für den lesenden Zugriff auf die Metadaten gelöscht und die Berechtigungen dafür auf "Anonymous" gesetzt, der Datensatz ist dann im Netz auffindbar, aber auf die eigentlichen Dateien kann nicht zugegriffen werden. Interessenten erhalten so die Möglichkeit, Datensätze aufzufinden und ggf. dem/der jeweiligen Administrator:in per Mail anzufragen, ob Zugriff auf die Dateien gewährt werden kann s. Abschnitt #4.7.9.

• Sie können dazu im Berechtigungsschirm dem Datensatz und dem ORIGINAL Bundle die READ Berechtigung für Anonymous hinzufügen und die Berechtigungen der Bitstreams unverändert lassen
• Komfortabler erreichen Sie das gleiche für Datensätzen mit beschränkten Rechten über den Button "Metadaten veröffentlichen" unter "Datensatz bearbeiten" im Reiter Status.
• Im Navigationsbereich auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Item" klicken. Suchen Sie den gewünschten Datensatz in der Suchleiste. Sie werden anschließend automatisch zu dem Bearbeitungsformular geleitet.

4.7.3.3 Unterschiedliche Zugänglichkeit einzelner Dateien aus einem Datensatz (Teilveröffentlichung)

Es ist auch möglich, verschiedene Dateien eines Datensatzes mit unterschiedlichen Einschränkungen zu versehen. Dies erlaubt die selektive Veröffentlichung einer Teilmenge der Dateien eines Datensatzes.

• Im Berechtigungsschirm können Sie unterhalb des ORIGINAL Bundles die Bitstreams anzeigen lassen. Dort können Sie einzelnen Dateien READ Berechtigungen für Anonymous hinzufügen. Eine READ Berechtigung für das ORIGINAL Bundle selbst muss auch vorhanden sein, da sonst die Dateien versteckt sind.
• Alternativ im Navigationsbereich auf "Datensatz bearbeiten" und anschließend auf "Dateien" klicken. Mit der Auswahl des Bearbeiten-Symbols einer spezifischen Datei wird eine neue Seite geöffnet, in der die Berechtigungen manuell angepasst werden können. Zur Veröffentlichung der entsprechenden Datei fügen Sie eine READ Berechtigung für Anonymous hinzu.

4.7.4 Bearbeiten von Zugriffsanfragen auf beschränkte Datensätze

Datensätze, deren Metadaten frei einsehbar sind, können von nicht berechtigten Nutzer:innen gefunden (aber nicht betrachtet) werden. Diese haben in TUdatalib dann die Möglichkeit bei Interesse Zugriff auf die Dateien anzufordern. Dieser Zugriffswunsch wird an die zuständigen Sammlungsadministrator:innen per Email versendet. Wir bitten darum, dass Sie dem/der Nutzer:in antworten. Wenn gewünscht können Sie

• ihn/sie dann zur Berechtigungsgruppe hinzufügen, nachdem er/sie sich bei TUdatalib einmal angemeldet hat.
• ihm/ihr einen temporären Link (48 Stunden gültig) schicken, unter dem er/sie eine einzelne Datei oder alle Dateien eines Datensatzes herunterladen kann. Diese Zugriffsgewährung wird vom System protokolliert um später noch nachvollziehbar zu sein.

4.7.5 Nachträgliches Ändern und Ergänzen der Metadaten

Als Bereichs- oder Sammlungs-Administrator:in können Sie nachträglich die Metadaten eines Datensatzes ergänzen oder ändern. Dazu klicken Sie in der linken Navigationsleiste "Bearbeiten" -> "Item" und anschließend im Bearbeitungsfenster Ihres gewünschten Datensatzes den Unterpunkt "Metadaten". Bitte beachten Sie: Das manuelle Ändern und Hinzufügen von Metadaten erfordert Kenntnisse der verwendeten Metadatenstandards (Dublin Core und DataCite), die Eingaben werden nicht validiert. Sie sind dafür verantwortlich, die korrekten Daten im korrekten Format einzugeben. Wir empfehlen daher bei Ergänzungen und größeren Änderungen an den Metadaten lieber eine neue Version des Datensatzes anzulegen.

4.7.6 Datensätze in mehreren Sammlungen spiegeln

Mit dem Werkzeug "Datensätze spiegeln" kann ein Datensatz in mehreren Sammlungen gleichzeitig angezeigt werden, wie es für Kooperationsprojekte sinnvoll sein kann.

Klicken Sie dazu auf den Datensatz den Sie spiegeln möchten und wählen sie den "Datensatz bearbeiten"-Button rechts oben auf der Seite. Wählen Sie hier den Unterpunkt "Spiegeln", ganz rechts und suchen Sie unter "Neue Sammlungen spiegeln" die Zielsammlung, in die Sie die Datensätze spiegeln möchten. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf "Item in die gewählte(n) Sammlungen spiegeln" drücken. Wenn ein Datensatz gespiegelt wird, erhält dieser keine neuen Zugriffsrechte. Alle Berechtigungen, die von dem/der Administrator*in der ursprünglichen Sammlung zugeordnet wurden, werden übernommen.

Falls Sie keinen Lesezugriff auf den Datensatz haben, können Sie den Datensatz nicht in die Zielsammlung spiegeln.

4.7.7 Datensätze zwischen Sammlungen verschieben

Hinweis zu Bug

Aktuell können aufgrund von Problemen mit dem Berechtigungssystem Datensätze von lokalen Admins nicht zwischen den Sammlungen verschoben werden. Wir hoffen auf baldige Behebung. Wenn Sie gerne einen Datensatz verschieben möchten, nehmen Sie bitte Kontakt auf

Sammlungs- und Bereichsadministrator:innen können einen Datensatz in eine andere Sammlung verschieben, wenn Sie die Admin-Rechte in beiden beteiligten Sammlungen haben. Dazu klicken Sie den Button "Verschieben Sie diesen Artikel in eine andere Sammlung" im Unterpunkt "Status" unter "Datensatz bearbeiten".

4.7.8 Datensätze zurückziehen und löschen

Endgültig einen ganzen Datensatz löschen, kann nur der/die System-Administrator:in. Nehmen Sie dazu bitte Kontakt mit uns auf. Bereichs- und Sammlungsadministrator:innen können Datensätze aber zurückziehen (im Unterpunkt "Status" unter "Datensatz bearbeiten"). Diese sind dann in der Oberfläche nicht mehr suchbar.

4.7.9 Datensätze mittels Zugangslinks temporär freigeben

Zum Beispiel für das Peer Review kann es vorkommen, dass Sie externen Personen vorübergehend Zugriff auf einen Datensatz in einer von Ihnen administrierten Sammlung gewähren möchten, welcher nicht veröffentlicht ist. Dazu bietet das System die Möglichkeit, Zugriffslinks zu generieren, welche 30 Tage lang gültig sind. Diese Links können sowohl für einzelne Dateien als auch für einen gesamten Datensatz erstellt werden. Die Erstellung erfolgt direkt auf der Landing Page des Datensatzes mit Klick auf das entsprechende Icon. Die Links können Sie anschließend kopieren und weitergeben.

5. Ansprechpartner

Für Rückfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an das TUdata-Team.