Leitfaden zu TUdatalib für Admins der Fachbereiche

Stand: 30.01.2026

lienzenziert unter CC0 1.0, kein Urheberrechtsschutz.

Scope

Dieser Leitfaden ist in erster Linie für Nutzende der TU Darmstadt gedacht. Partnerhochschulen, die das System auch nutzen, haben ggf. andere Regeln. Siehe auch Kontakt

1. Über diesen Leitfaden für Admins

Die folgende Anleitung richtet sich an Admins der einzelnen Fachbereiche und ermöglicht einen Überblick über die Funktionen und die Abläufe von TUdatalib. Alternativ finden Sie weitere Informationen in unseren FAQs oder im Leitfaden für Nutzende von TUdatalib.

Bei Fragen oder Anregungen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

2. Entgelte

Die Nutzung von TUdatalib ist bis zu 2 TB Gesamtvolumen neuer Daten pro Jahr und Fachgebiet der TU kostenfrei.

Bei größeren Mengen neuer Daten ist für das über 2 TB hinausgehende Datenvolumen eine einmalige Kostenbeteiligung durch das Fachgebiet erforderlich. Diese liegt derzeit bei 250 € / TB für die 10-jährige Archivierung. Die Rechnungsstellung wird vom HRZ abgewickelt. TUdatalib verschickt Hinweismails an die Admins eines Bereichs, wenn das kostenfreie Datenvolumen zu 90% und zu 100% gefüllt ist.

3. Organisations- und Rollenmodell in TUdatalib

3.1 Die einzelnen Entitäten

In TUdatalib sind die Organisationseinheiten der TU als Bereiche (Communities) fest voreingestellt, und zwar sortiert nach Fachbereichen, Instituten und Fachgebieten. Sollte ein Fachgebiet o.ä. fehlen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Bereiche können in weitere Teilbereiche unterteilt sein. Für jeden Bereich in TUdatalib sollte es mindestens eine/einen Administrator:in (empfohlen sind zwei) geben. Admins verwalten die Rollen und Rechte für ihren Bereich und können Sammlungen (Collections) anlegen.

Innerhalb eines Bereichs können beliebig viele Sammlungen angelegt werden, um verschiedene Berechtigungsgruppen (Gruppen) abbilden zu können. In einer Sammlung können beliebig viele Datensätze (Items) angelegt werden. Jeder Datensatz beinhaltet ein beschreibendes Set von Metadaten, beliebig viele Einzeldateien (Bitstreams) und einen persistenten Identifikator (s.u. Abschnitt Vergabe von DOIs).

_{(Quelle: https://wiki.lyrasis.org/display/DSDOC6x/Functional+Overview)}

3.2 Rechte- und Rollenmanagement

In TUdatalib werden Rechte und Rollen ausschließlich an Gruppen (und nicht an individuelle Nutzende) vergeben. Nutzende können durch Aufnahme in diese Berechtigungsgruppen vier verschiedene Rollen zugewiesen werden:

1. Administrator:innen: (siehe auch im Speziellen den Abschnitt "Administration der Datensätze"). Zu den hauptsächlichen Rechten gehören:
   1. Anlegen von Sammlungen
   2. Vergabe und Verwaltung von Rollen und Rechten
   3. Bearbeiten von Metadaten
   4. Registrierung von DOIs
   5. Spiegeln von Datensätzen zwischen Sammlungen
2. Standardeinstellungen für den Lesezugriff auf Items (Zugriffsberechtigte): Nutzende, die die Datensätze in einer Sammlung einsehen dürfen. Dies ist das voreingestellte Recht für Nutzende, die bei Anmeldung automatisch einem Bereich zugeordnet wurden.
3. Einreichende: Nutzende, die neue Datensätze in einer Sammlung einreichen dürfen.
4. Redakteur:innen: Nutzende, die eingereichte Datensätze annehmen oder ablehnen und deren Metadaten bearbeiten dürfen.

4. Workflows in der Weboberfläche von TUdatalib

4.1 Metadatenvergabe für den Bereich

Stehen die Admins für einen Bereich (i.d.R. das Fachgebiet) fest, können sie zunächst die Metadaten seines Bereichs bearbeiten.

Zum Bearbeiten der Metadaten Ihres Bereichs navigieren Sie von der Startseite über die linke Navigationsleiste zu "Bearbeiten" und wählen dort den Unterpunkt "Bereich" aus. Suchen Sie anschließend nach Ihrem gewünschten Bereich. Durch das Klicken auf Ihren gewünschten Bereich werden Sie direkt zum Bearbeitungsformular weitergeleitet- Hier können Sie eine Bereichsbeschreibung mit Benennung und einem einleitenden Text (auch in HTML), ein Bereichslogo u.ä. eingeben und pflegen.

4.2 Vergabe von Admini-Rechten

Um weiteren Nutzenden Administrator-Rechte einzuräumen, muss die Berechtigungsgruppe erweitert werden. Navigieren Sie hier über die linke Navigationsleiste unter dem Punkt "Bearbeiten" zum jeweiligen Bereich oder die jeweilige Sammlung und klicken Sie auf "Rollen zuordnen". Ihnen wird dann eine Gruppe in der Form COMMUNITY_xxx_ADMIN angezeigt. Bearbeiten können Sie die Gruppe durch Klicken auf den Gruppennamen. Nutzende können über die Suchleiste durch die Eingabe des Nachnamens oder Vornamens gefunden und als Mitglieder hinzugefügt werden, wenn diese schon einmal bei TUdatalib eingeloggt waren.

Sie können dann die Mitglieder dieser Gruppe verwalten. Mitglieder der Gruppe können einzelne Nutzende, aber auch wiederum Nutzendengruppen sein.

• Falls Nutzende nicht in der Nutzendenliste gefunden werden, stellen Sie bitte sicher, dass die Personen sich schon einmal bei TUdatalib eingeloggt haben.
• Falls Sie die Admin-Rechte für verschiedene Teilbereiche immer an die gleiche Gruppe vergeben möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Die Systemadmins können eine solche Gruppe in TUdatalib vordefinieren.

4.3 Anlegen von Unterstrukturen (Teilbereiche & Sammlungen) in einem Bereich

4.3.1 Anlegen eines Teilbereichs innerhalb eines Bereichs

Es ist möglich (aber nicht notwendig) Teilbereiche innerhalb eines Bereichs zu erstellen. Navigieren Sie dazu über die Navigationsleiste unter dem Punkt "Neu" in den Bereich, in dem Sie einen Teilbereich erstellen wollen. Durch das Klicken auf den Bereichsnamen öffnet sich ein Formular, in dem Sie den Namen, die Beschreibung und andere relevante Metadaten für Ihren Bereich angeben können. Abschließend klicken Sie auf "Abschicken", um Ihre Eingabe zu bestätigen.

Ein Teilbereich lässt sich auf die gleiche Weise bearbeiten wie ein Bereich und hat die gleichen Metadatenfelder.

4.3.2 Anlegen einer Sammlung innerhalb eines Bereichs

Das Anlegen von mindestens einer Sammlung ist zwingend notwendig, um in einem Bereich Datensätze anlegen zu können (vgl. 5.1). Nachdem die Benutzergruppe mit Admin-Rechten definiert ist, können Sie zum Anlegen einer Sammlung in Ihrem Bereich übergehen. Navigieren Sie dazu über die Navigationsleiste links zu dem Punkt "Neu" und wählen Sie den Unterpunkt "Sammlung". Hier haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, in welchem Bereich die Sammlung angelegt werden soll. Sobald Sie auf den jeweiligen Bereich klicken, werden Sie zu einem Formular weitergeleitet, in dem Sie die Sammlung anlegen können.

4.4 Metadatenvergabe für die Sammlung

Beim Neuanlegen einer Sammlung können verschiedene Metadaten angegeben werden. Dazu gehören der Name der Sammlung, eine Kurzbeschreibung, ein einleitender Text (auch in HTML), ein Sammlungslogo und die Angabe einer Lizenz und Provenienz der Sammlung. Sie können die Metadaten nachträglich weiter pflegen, indem Sie über die linke Navigationsleiste unter "Bearbeiten" zur jeweiligen Sammlung navigieren.

Der Unterpunkt "Herkunft des Inhalts" zeigt an, ob es sich um eine Standard-TUdatalib-Sammlung handelt oder ob die Sammlung ihren Inhalt via Harvesting aus einer externen Quelle bezieht.

4.5 Vergabe von Rechten und Rollen innerhalb einer Sammlung

Im Unterpunkt "Rollen zuweisen" stellen Sie z.B. ein, wer die Dateien und Metadaten der Datensätze einsehen darf. Klicken Sie hierfür auf den Gruppennamen (COMMUNITY_xxx_ADMIN) und wählen Sie dort die gewünschten Personen aus. Nutzenden und Gruppen können vier verschiedene Rollen zugewiesen werden: Administrator:in, Einreichende:r, Zugriffsberechtigte:r sowie Redakteur:in. Die Gruppe der Zugriffsberechtigten wird beim Anlegen einer neuen Sammlung automatisch erstellt. Standardmäßig enthält sie alle Angehörigen eines Fachgebiets. Diese werden (nach dem ersten Einloggen in TUdatalib) automatisch anhand der TU-ID hinzugefügt, die mit der Organisationseinheit verknüpft ist.

Alle Bereichsadmins sind immer auch Sammlungsadmins für alle Sammlungen in Ihrem Bereich. Sammlungsadmins haben nicht automatisch auch die Rolle eines Redakteurs oder einer Redakteurin, da diese Rolle nicht zwingend besetzt sein muss.

Zum weiteren Bearbeiten von Rechten und Rollen innerhalb einer Sammlung navigieren Sie von der Navigationsleiste links, unter "Bearbeiten" in die Sammlung, die Sie bearbeiten möchten.

4.6 Zuweisung der Rollen für Bearbeiter über Gruppen

Bei der Vergabe der o.g. Rollen muss eine Gruppe für jede vergebene Rolle angelegt werden. Diese erhält automatisch einen Namen der Form COMMUNITY_xxx_ oder COLLECTION_xxx_ (siehe Tabelle unten), wobei der mittlere Teil die vom System vorgegebene interne ID des Bereichs ist. Der Name dieser Gruppen kann nicht geändert werden. Für manche Bearbeitungsschritte ist es deshalb sinnvoll, die interne ID des Bereichs zu kennen.

Rolle	Name der zugehörigen Gruppe	Beispiel	Rechte der Gruppenmitglieder
Administrator:innen	COLLECTION__ADMIN	COLLECTION_ae910c2b-d734-4777-9571-0f116d7ff41a_ADMIN	• Anlegen von Sammlungen • Vergabe und Verwaltung von Rollen und Rechten • Annehmen und Verwerfen von angelegten Datensätzen • Bearbeiten von Metadaten • DOI registrieren • Spiegeln von Datensätzen aus anderen Sammlungen, wenn sie dieselben Rechte wie die zu spiegelnden Datensätzen haben
Zugriffsberechtigte	COLLECTION__DEFAULT_READ	COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_DEFAULT_READ	• Lesezugriff, Inhalte können nicht verändert werden • Herunterladen von Datensätzen
Einreichende	COLLECTION__SUBMIT	COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_SUBMIT	• Einreichen von Datensätzen in TUdatalib
Redakteur:in	COLLECTION__WORKFLOW_ROLE_editor	COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_WORKFLOW_ROLE_editor	• Annahme oder Ablehnung von eingereichten Datensätzen • Bearbeitung von deren Metadaten

Existiert eine der vier Berechtigungsgruppen für einen Bereich noch nicht (automatisch wird nur die Gruppe für Zugriffsberechtigte erstellt), kann sie unter "Rollen zuweisen" unter "Sammlung bearbeiten" angelegt werden. Klicken Sie dazu auf "Beschränken", um die Gruppe zu erstellen.

Die Admins eines Bereichs oder einer Sammlung können die Mitglieder der Gruppen bearbeiten, z.B. Nutzende oder eine Untergruppe hinzufügen.

Um Nutzende zu einer Gruppe hinzuzufügen, müssen diese über die Suche gefunden werden und dann mit dem "Hinzufügen" Button hinzugefügt werden.

Attention

Zur Wahrung der wissenschaftlichen Nachvollziehbarkeit dürfen nur als Person eindeutig identifizierbare Nutzende Rollen mit Schreibrechten erhalten. D.h., dass Nutzende, die über ein Funktionspostfach als externe Nutzende erzeugt wurden, nicht Admins oder Redakteur:innen werden können und nicht in die entsprechenden Berechtigungsgruppen aufgenommen werden dürfen.

4.7 Administration der Datensätze

Zu den Administrationsrechten gehören weitere Befugnisse, sobald die Einreichung genehmigt wurde. Administrierende können DOIs registrieren, Zugriffsrechte für die Datensätze (Metadaten und Dateien) nach der Archivierung bearbeiten, ältere Versionen von Datensätzen kenntlich machen und in andere Sammlungen spiegeln.

Sie erreichen den Schirm zur Administration von Datensätzen entweder, indem Sie rechts oben bei dem jeweiligen Datensatz auf den Stift klicken oder indem Sie im Navigationsmenü Bearbeiten -> Item wählen und dann den entsprechenden Datensatz wählen. Für die meisten der hier beschriebenen Funktionen müssen Sie dann in den Reiter "Status" wechseln.

Hier finden Sie auch weitere Möglichkeiten der Administration, darunter das Verbergen, das Verschieben in eine andere Sammlung oder das Zurückziehen des Datensatzes.

4.7.1 Veröffentlichung von Datensätzen

Sollen alle Datensätze einer Sammlung öffentlich sichtbar sein, empfiehlt sich das unter Abschnitt 4.6 beschriebene Vorgehen, bei dem die DEFAULT_READ Gruppe der Sammlung gelöscht wird. Befinden sich Datensätze in einer nicht öffentlich sichtbaren Sammlung, können Sie aber dennoch veröffentlicht werden. Dazu kann über den Button "Datensatz komplett veröffentlichen" der komplette Datensatz öffentlich sichtbar gemacht werden. Alternativ existiert auch die Möglichkeit nur die Metadaten eines Datensatzes zu veröffentlichen. Dies erfolgt über den "Metadaten veröffentlichen"-Button. Interessent:innen erhalten so die Möglichkeit, Datensätze aufzufinden und ggf. bei den jeweiligen Admins per Mail anzufragen, ob Zugriff auf die Dateien gewährt werden kann s. Abschnitt 4.7.3.2.

4.7.2 Vergabe von DOIs

Alle Datensätze in TUdatalib erhalten eine eindeutige Adressierung mit einem sogenannten Handle. Zusätzlich können in TUdatalib DOIs (Digital Object Identifier) vergeben werden, über die Ihre Datensätze dauerhaft öffentlich auffindbar und zitierfähig sind (Beispiel: https://doi.org/10.25534/tudatalib-36.9). Sie sind mit einem Fingerabdruck vergleichbar, der jeden Datensatz individuell kennzeichnet.

Wichtig: Bei Datensätzen mit DOI müssen zumindest die Metadaten dauerhaft öffentlich bleiben.

4.7.2.1 DOI registrieren

Wenn bei einem Datensatz zumindest für die Metadaten die Gruppe "Anonymous" zugriffsberechtigt ist, können Admins im Bereich "Datensatz bearbeiten" unter dem Punkt "Status" einen DOI für diesen Datensatz registrieren.

Sollten Zugriffseinschränkungen für die Metadaten existieren, ist eine DOI-Vergabe nicht möglich. Sie können aber die Zugriffseinschränkungen mit einem Klick auf "Datensatz komplett veröffentlichen" oder "Metadaten veröffentlichen" entfernen, wodurch die DOI-Vergabe möglich wird.

Nachdem TUdatalib die positive Rückmeldung der Anfrage bekommen hat, wird der vergebene DOI sofort angezeigt.

Wenn der Datensatz mit einem DOI öffentlich ist, kann dieser Datensatz in TUdatalib nicht mehr verborgen, zurückgezogen oder gelöscht werden. Wird eine neue Version des Datensatzes mittels eines Klicks auf "Eine neue Version dieses Datensatzes anlegen" angelegt, gilt die vergebene DOI nicht für die neue Version. Für jede neue Version eines Datensatzes muss, auf die gleiche Weise wie oben, ein separater DOI vergeben werden.

Wollen Sie die DOI-Registrierung erst später durchführen, benötigen aber bereits jetzt die URL des DOI, können Sie die von TUdatalib automatisch erstellte und reservierte (aber noch nicht als DOI registrierte) URL verwenden.

4.7.2.2 Datensatz mit DOI aktualisieren

Wenn die Metadaten eines mit DOI versehenen Datensatzes in TUdatalib geändert werden, müssen die veränderten Metadaten auch bei der DOI-Agentur aktualisiert werden. Dies geschieht automatisch jede Nacht. Alternativ können Sie diese Aktualisierung im Bereich "Datensatz bearbeiten", Unterpunkt "Status" mit einem Klick auf "DOI aktualisieren" manuell direkt selbst vornehmen.

4.7.3 Nachträgliches Ändern und Löschen der Zugriffsrechte

Sie haben als Admin die Möglichkeit, sehr feingranular die Berechtigungen von Datensätzen einzustellen. Wir empfehlen aufgrund der Komplexität, mit diesen Funktionen sparsam umzugehen. Setzen Sie sich bei spezifischen Anforderungen an Berechtigungen gerne mit uns in Verbindung. Falls Sie nur Datensätze oder Metadaten veröffentlichen wollen, sollten Sie das Vorgehen nach Abschnitt #4.7.3.2 Veröffentlichung der Metadaten nicht veröffentlichter Datensätze oder nach Abschnitt # 4.7.3.3 Unterschiedliche Zugänglichkeit einzelner Dateien aus einem Datensatz (Teilveröffentlichung) wählen.

Die lesende Zugriffsberechtigung einer Sammlung wird standardmäßig auf die zugehörigen Datensätze vererbt. Die Zugriffsrechte eines Datensatzes (Metadaten und Dateien) können von Sammlungs-Admins aber auch nachträglich geändert werden. Zu den Rechten gehören: READ (Lesezugriff), WRITE (Bearbeiten), REMOVE (Ablehnen), ADMIN, WITHDRAWN_READ.

	Community	Collection	Item (full)	Item (bundle)	Bitstream
READ	x	x	x	x	x	Lesender Zugriff auf alle Inhalte
WRITE	x	x	x	x	x	Schreibender Zugriff auf alle Inhalte
ADD	x	x	x	x		Hinzufügen untergeordneter Elemente
REMOVE	x	x	x	x		Entfernen von Objekten
ADMIN	x	x	x	x	x	Vollzugriff
DELETE	x	x	x	x		Löschen von Objekten
WITHDRAWN_READ			x	x		Lesender Zugriff auf zurückgenommene Objekte
DEFAULT_BITSTREAM_READ		x				Standardleserechte für Dateien einer Sammlung
DEFAULT_ITEM_READ		x				Standardleserechte für Datensätze (Metadaten) einer Sammlung

Existierende Berechtigungen für einen Datensatz können einzeln gelöscht werden. Außerdem können die Berechtigungen für Metadaten separat von den Berechtigungen für die Dateien eingestellt/gelöscht werden.

Durch das Löschen von Berechtigungen wird der lesende Zugriff auf den Datensatz, bzw. die Dateien oder Metadaten, weiter eingeschränkt.

Sie finden den Schirm zum feingranularen Bearbeiten der Berechtigungen, indem Sie im Navigationsbereich auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Item" klicken. Suchen Sie den gewünschten Datensatz über die Suchleiste. Sie werden anschließend automatisch zu dem Bearbeitungsformular weitergeleitet. Im Unterpunkt "Status" finden Sie den Button "Rechte des Datensatzes bearbeiten".

4.7.3.1 Entfernen aller Einschränkungen eines Datensatzes

Auf diesem Weg werden alle Einschränkungen für den lesenden Zugriff auf Metadaten und Dateien gelöscht und die Berechtigungen auf "Anonymous" gesetzt. Der Datensatz ist dann frei im Netz verfügbar (Open Access).

• Komfortabel erreichen Sie das gleiche für Datensätzen mit beschränkten Rechten im Bereich "Datensatz bearbeiten", Unterpunkt "Status" über den Button "Datensatz komplett veröffentlichen". Dieser hebt alle vorher festgelegten Einschränkungen für den Datensatz auf (siehe 4.7.1).
• Sie können alternativ dazu im Berechtigungsschirm für alle Entitäten (Datensatz, Bundles, Bitstreams) einzeln READ Berechtigungen für Anonymous hinzufügen.

4.7.3.2 Veröffentlichung der Metadaten nicht veröffentlichter Datensätze

Hierdurch werden alle Einschränkungen für den lesenden Zugriff auf die Metadaten gelöscht und die Berechtigungen dafür auf "Anonymous" gesetzt. Der Datensatz ist dann im Netz auffindbar, aber auf die eigentlichen Dateien kann nicht zugegriffen werden. Interessent:innen erhalten so die Möglichkeit, Datensätze aufzufinden und ggf. bei den jeweiligen Admins, ob Zugriff auf die Dateien gewährt werden kann s. Abschnitt #4.7.9.

• Komfortabel erreichen Sie dies für Datensätzen mit beschränkten Rechten über den Button "Metadaten veröffentlichen" unter "Datensatz bearbeiten" im Reiter Status (siehe 4.7.1).
• Sie können alternativ dazu im Berechtigungsschirm dem Datensatz und dem ORIGINAL Bundle die READ Berechtigung für Anonymous hinzufügen und die Berechtigungen der Bitstreams unverändert lassen

4.7.3.3 Unterschiedliche Zugänglichkeit einzelner Dateien aus einem Datensatz (Teilveröffentlichung)

Es ist auch möglich, verschiedene Dateien eines Datensatzes mit unterschiedlichen Einschränkungen zu versehen. Dies erlaubt die selektive Veröffentlichung einer Teilmenge der Dateien eines Datensatzes.

• Im Berechtigungsschirm können Sie unterhalb des ORIGINAL Bundles die Bitstreams anzeigen lassen. Dort können Sie einzelnen Dateien READ Berechtigungen für Anonymous hinzufügen. Eine READ Berechtigung für das ORIGINAL Bundle selbst muss auch vorhanden sein, da sonst die Dateien versteckt sind.
• Alternativ im Navigationsbereich auf "Datensatz bearbeiten" und anschließend auf "Dateien" klicken. Mit der Auswahl des Bearbeiten-Symbols einer spezifischen Datei wird eine neue Seite geöffnet, in der die Berechtigungen manuell angepasst werden können. Zur Veröffentlichung der entsprechenden Datei fügen Sie eine READ Berechtigung für Anonymous hinzu.

4.7.4 Bearbeiten von Zugriffsanfragen auf beschränkte Datensätze

Datensätze, deren Metadaten frei einsehbar sind, können von nicht berechtigten Nutzenden gefunden (aber nicht betrachtet) werden. Diese haben in TUdatalib dann die Möglichkeit bei Interesse Zugriff auf die Dateien anzufordern. Dieser Zugriffswunsch wird an die zuständigen Sammlungsadmins per E-Mail versendet. Wir bitten darum, dass Sie auf solche Anfragen antworten. Wenn gewünscht können Sie

• ihn/sie dann zur Berechtigungsgruppe hinzufügen, nachdem er/sie sich bei TUdatalib einmal angemeldet hat.
• ihm/ihr einen temporären Link (48 Stunden gültig) schicken, unter dem er/sie eine einzelne Datei oder alle Dateien eines Datensatzes herunterladen kann. Diese Zugriffsgewährung wird vom System protokolliert um später noch nachvollziehbar zu sein.

4.7.5 Nachträgliches Ändern und Ergänzen der Metadaten

Als Bereichs- oder Sammlungs-Admin können Sie nachträglich die Metadaten eines Datensatzes ergänzen oder ändern. Dazu wählen Sie im Bereich Item bearbeiten den Unterpunkt "Metadaten". Bitte beachten Sie: Das manuelle Ändern und Hinzufügen von Metadaten erfordert Kenntnisse der verwendeten Metadatenstandards (Dublin Core und DataCite), die Eingaben werden nicht validiert. Sie sind dafür verantwortlich, die korrekten Daten im korrekten Format einzugeben. Wir empfehlen daher, bei Ergänzungen und größeren Änderungen an den Metadaten lieber eine neue Version des Datensatzes anzulegen.

4.7.6 Datensätze in mehreren Sammlungen spiegeln

Mit dem Werkzeug "Datensätze spiegeln" kann ein Datensatz in mehreren Sammlungen gleichzeitig angezeigt werden, wie es für Kooperationsprojekte sinnvoll sein kann.

Klicken Sie dazu auf den Datensatz, den Sie spiegeln möchten und wählen Sie den "Datensatz bearbeiten"-Button rechts oben auf der Seite. Wählen Sie hier den Unterpunkt "Spiegeln", ganz rechts und suchen Sie unter "Neue Sammlungen spiegeln" die Zielsammlung, in die Sie die Datensätze spiegeln möchten. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf "Item in die gewählte(n) Sammlungen spiegeln" klicken. Wenn ein Datensatz gespiegelt wird, erhält dieser keine neuen Zugriffsrechte. Alle Berechtigungen, die von dem/der Administrator:in der ursprünglichen Sammlung zugeordnet wurden, werden übernommen.

Um Datensätze spiegeln zu können, benötigen Sie Administrationsrechte in Ausgangs- und Zielsammlung.

4.7.7 Datensätze zwischen Sammlungen verschieben

Hinweis zu Bug

Aktuell können aufgrund von Problemen mit dem Berechtigungssystem Datensätze von lokalen Admins nicht zwischen den Sammlungen verschoben werden. Wir hoffen auf baldige Behebung. Wenn Sie gerne einen Datensatz verschieben möchten, nehmen Sie bitte Kontakt auf

Sammlungs- und Bereichsadmins können einen Datensatz in eine andere Sammlung verschieben, wenn Sie die Admin-Rechte in beiden beteiligten Sammlungen haben. Dazu gehen Sie im Bereich "Datensatz bearbeiten" in den Unterpunkt "Status" und klicken Sie auf den Button "Verschieben Sie diesen Artikel in eine andere Sammlung".

4.7.8 Datensätze zurückziehen und löschen

Endgültig einen ganzen Datensatz löschen, kann nur die System-Admins. Nehmen Sie dazu bitte Kontakt mit uns auf. Bereichs- und Sammlungsadmins können Datensätze aber zurückziehen (im Bereich "Datensatz bearbeiten", Unterpunkt "Status"). Diese sind dann in der Oberfläche nicht mehr auffindbar.

4.7.9 Datensätze mittels Zugangslinks temporär freigeben

Zum Beispiel für das Peer Review kann es vorkommen, dass Sie externen Personen vorübergehend Zugriff auf einen Datensatz in einer von Ihnen administrierten Sammlung gewähren möchten, welcher nicht veröffentlicht ist. Dazu bietet das System die Möglichkeit, Zugriffslinks zu generieren, welche 30 Tage lang gültig sind. Diese Links können sowohl für einzelne Dateien als auch für einen gesamten Datensatz erstellt werden. Die Erstellung erfolgt direkt auf der Landing Page des Datensatzes mit Klick auf das entsprechende Icon. Die Links können Sie anschließend kopieren und weitergeben.

4.7.10 Hinzufügen eines Vorschaubildes (Thumbnail)

Thumbnails werden i.d.R. automatisch generiert, z.B. wenn Sie ein pdf hochladen. Dies ist jedoch nicht bei allen Dateitypen möglich.

In diesem Fall können Sie nachträglich ein Vorschaubild manuell hinzufügen. Dazu gehen Sie auf „Datensatz bearbeiten“, wählen dort den Unterpunkt „Dateien“, und klicken auf „Hochladen“. Als Bundle wählen Sie "THUMBNAIL" aus. Anschließend können Sie eine jpg-Datei von Ihrem Rechner hochladen und optional eine Beschreibung hinzufügen.

5. Ansprechpartner

Für Rückfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an das TUdata-Team.