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Leitfaden zu TUdatalib für Administratoren in den Fachgebieten

Stand: 09.02.2022

lienzenziert unter CC0 1.0, kein Urheberrechtsschutz.

1 Über TUdatalib

TUdatalib ist das institutionelle Repositorium der TU Darmstadt für Forschungsdaten, die an der TU entstanden sind oder mit denen an der TU gearbeitet wurde.

TUdatalib ermöglicht die strukturierte Ablage von Forschungsdaten und beschreibenden Metadaten, die langfristige Archivierung (mindestens 10 Jahre) und – falls gewünscht – die Veröffentlichung von Metadaten und / oder Dateien inkl. DOI-Vergabe. Dazu kommt ein feingranulares Rechte- und Rollenmanagement.

TUdatalib wird gemeinsam von ULB und HRZ betrieben und beruht auf der Open-Source-Software DSpace. Die Weboberfläche von TUdatalib ist erreichbar unter tudatalib.ulb.tu-darmstadt.de.

Der Service steht seit 2019 allen Angehörigen der TU Darmstadt zur Verfügung und befindet sich seit 2022 im Regelbetrieb.

2 Anmeldung

Im Rahmen des Logins müssen sich die nutzenden TU-Angehörigen mit ihrer TU-ID authentifizieren. In der Regel werden die Nutzer automatisch ihrem Fachgebiet (über die im IDM hinterlegte T-Gruppe) zugeordnet und können dann TUdatalib entsprechend der ihnen vom Fachgebietsadminadministrator eingeräumten Rechte nutzen.

Externe Nutzende können sich mit Ihrer Email-Adresse registrieren und müssen von einem Fachgebietsadminadministrator freigeschaltet werden.

Nicht angemeldete Nutzende können ausschließlich auf frei verfügbare Datensätze zugreifen.

3 Entgelte

Die Nutzung von TUdatalib ist bis zu 2 TB Gesamtvolumen neuer Daten pro Jahr und Fachgebiet der TU kostenfrei.

Bei größeren Mengen neuer Daten ist für das über 2 TB hinausgehende Datenvolumen eine einmalige Kostenbeteiligung durch das Fachgebiet erforderlich. Diese liegt derzeit bei 250 € / TB für die 10-jährige Archivierung. Die Rechnungsstellung wird vom HRZ abgewickelt. TUdatalib verschickt Hinweismails an die Admins eines Bereichs, wenn das kostenfreie Datenvolumen zu 90% und zu 100% gefüllt ist.

4 Systemzeiten / Wartungsfenster

Jeden Dienstag ist es von 06:30 bis 08:30 Uhr möglich, dass TUdatalib aufgrund von Wartungsarbeiten nicht erreichbar ist.

5 Organisations- und Rollenmodell in TUdatalib

5.1 Die einzelnen Entitäten

In TUdatalib sind die Organisationseinheiten der TU als Bereiche (Communities) fest voreingestellt, und zwar sortiert nach Fachbereichen, Instituten und Fachgebieten. Sollte ein Fachgebiet o.ä. fehlen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Bereiche können in weitere Sub-Bereiche unterteilt sein. Für jeden Bereich in TUdatalib sollte es mindestens einen Administrator (empfohlen sind zwei) geben. Administratoren verwalten die Rollen und Rechte für ihren Bereich und können Sammlungen (Collections) anlegen.

Innerhalb eines Bereichs können beliebig viele Sammlungen angelegt werden, um verschiedene Berechtigungsgruppen (Gruppen) abbilden zu können. In eine Sammlung können beliebig viele Datensätze (Items) angelegt werden. Jeder Datensatz beinhaltet ein beschreibendes Set von Metadaten, beliebig viele Einzeldateien (Files) und einen persistenten Identifikator (s.u. Abschnitt "Vergabe von Persistenten Identifikatoren").

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(Quelle: https://wiki.lyrasis.org/display/DSDOC6x/Functional+Overview)

5.2 Rechte- und Rollenmanagement

In TUdatalib werden Rechte und Rollen ausschließlich an Gruppen (und nicht an individuelle Benutzer) vergeben. Benutzern können durch Aufnahme in diese Berechtigungsgruppen vier verschiedene Rollen zugewiesen werden:

  1. Administratoren: (siehe auch im Speziellen den Abschnitt "Administration der Datensätze"). Zu den hauptsächlichen Rechten gehören:
    1. Anlegen von Sammlungen
    2. Vergabe und Verwaltung von Rollen und Rechten
    3. Bearbeiten von Metadaten
    4. Registrierung von DOIs
    5. Spiegeln von Datensätzen zwischen Sammlungen
  2. Zugriffsberechtigte: Benutzer, die die Datensätze in einer Sammlung einsehen dürfen. Dies ist das voreingestellte Recht für Nutzer, die bei Anmeldung automatisch einem Bereich zugeordnet wurden.
  3. Veröffentlichungsberechtigte: Benutzer, die neue Datensätze in einer Sammlung einreichen dürfen.

  4. Prüfer: Benutzer, die eingereichte Datensätze annehmen oder ablehnen und deren Metadaten bearbeiten dürfen.

6 Workflows in der Weboberfläche von TUdatalib

6.1 Metadatenvergabe für den Bereich

Steht der Administrator für einen Bereich (i.d.R. das Fachgebiet) fest, kann er zunächst die Metadaten seines Bereichs bearbeiten.

Zum Bearbeiten der Metadaten Ihres Bereichs navigieren Sie von der Startseite in Ihren Bereich. Klicken Sie dazu den entsprechenden Bereich an, für den Sie Administrator-Rechte besitzen. Klicken Sie auf "Bereich bearbeiten" links im Navigationsbereich unter dem Abschnitt BEARBEITEN. Im Reiter "Metadaten bearbeiten" können eine Bereichsbeschreibung mit Benennung und einem einleitenden Text (auch in HTML), ein Logo u.ä. eingegeben und gepflegt werden.

6.2 Vergabe von Administrator-Rechten

Um weiteren Benutzern Administrator-Rechte einzuräumen, muss die Berechtigungsgruppe erweitert werden.

Klicken Sie auf den Reiter "Bearbeiterrollen vergeben". Ihnen wird dann eine Gruppe in der Form COMMUNITY_xxx_ADMIN angezeigt. Bearbeiten können Sie die Gruppe durch Klicken auf den Gruppennamen. Benutzer können über den Suchschlitz durch die Eingabe des Nachnamens oder Vornamens gefunden und als Mitglieder hinzugefügt werden, wenn Sie schon einmal bei TUdatalib eingeloggt waren.

Sie können dann die Mitglieder dieser Gruppe verwalten. Mitglieder der Gruppe können einzelne Benutzer aber auch wiederum Gruppen von Benutzern sein.

  • Falls ein Benutzer nicht in der Benutzer-Liste gefunden wird, stellen Sie bitte sicher, dass der Benutzer sich schon einmal bei TUdatalib eingeloggt hat.
  • Falls Sie die Administrator-Rechte für verschiedene Teilbereiche immer an die gleiche Gruppe vergeben möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Der System-Administrator kann eine solche Gruppe in TUdatalib vordefinieren.

6.3 Anlegen von Unterstrukturen (Teilbereiche & Sammlungen) in einem Bereich

6.3.1 Anlegen eines Teilbereichs innerhalb eines Bereichs

Es ist möglich (aber nicht notwendig!) Teilbereiche in einem Bereich zu erstellen. Navigieren Sie dazu in den Bereich, in dem Sie einen Teilbereich erstellen wollen. Anschließend klicken sie auf "Teilbereich anlegen" links im Navigationsbereich unter dem Abschnitt BEARBEITEN (siehe Bild).

Ein Teilbereich lässt sich auf die gleiche Weise bearbeiten wie ein Bereich und hat die gleichen Metadatenfelder.

6.3.2 Anlegen einer Sammlung innerhalb eines Bereichs

Das Anlegen von mindestens einer Sammlung ist zwingend notwendig um in einem Bereich Datensätze anlegen zu können (vgl. 5.1). Nachdem die Benutzergruppe mit Admin-Rechten definiert ist, können Sie zum Anlegen einer Sammlung in Ihrem Bereich übergehen. Navigieren Sie dazu von der Startseite in den Bereich, in dem Sie eine Sammlung anlegen wollen. Anschließend klicken Sie auf "Sammlung anlegen" links im Navigationsbereich unter dem Abschnitt BEARBEITEN (siehe Bild).

6.4 Metadatenvergabe für die Sammlung

Beim Neuanlegen einer Sammmlung können verschiedene Metadaten angegeben werden. Dazu gehören der Name der Sammlung, eine Kurzbeschreibung, ein einleitender Text (auch in HTML), ein Logo und die Angabe einer Lizenz und Provenienz der Sammlung. Sie können die Metadaten im Reiter "Metadaten bearbeiten" nachträglich weiter pflegen.

Unter dem Reiter "Quelle des Inhalts" kann festgelegt werden, ob es sich um eine Standard-TUdatalib-Sammlung handelt oder ob die Sammlung ihren Inhalt via Harvesting aus einer externen Quelle bezieht.

6.5 Vergabe von Rechten und Rollen innerhalb einer Sammlung

Im Reiter "Bearbeiterollen zuordnen" stellen Sie z.B. ein, wer die Dateien und Metadaten der Datensätze einsehen darf. Es können Benutzern und Gruppen vier verschiedene Rollen zugewiesen werden: Administrator, Veröffentlichungsberechtigter, Zugriffsberechtigter sowie Prüfer, siehe Abschnitt "Rechte- und Rollenmanagement". Die Gruppe der Zugriffsberechtigten wird beim Anlegen einer neuen Sammlung automatisch erzeugt und beinhaltet standardmäßig eine Gruppe, der alle Zugehörigen eines Fachgebiets anhand der mit der TU-ID verbundenen Organisationseinheit (nach dem ersten Einloggen in TUdatalib) automatisch hinzugefügt werden.

Alle Bereichsadministratoren sind immer auch Sammlungsadministratoren für alle Sammlungen in Ihrem Bereich.

Sammlungsadministratoren haben nicht automatisch auch die Rolle eines Prüfers, da diese Rolle nicht zwingend besetzt sein muss.

Zum weiteren Bearbeiten von Rechten und Rollen innerhalb einer Sammlung navigieren Sie von der Startseite in die Sammlung, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dann im Navigationsbereich BEARBEITEN auf "Sammlung bearbeiten".

6.6 Zuweisen der Rollen für Bearbeiter über Gruppen

Bei der Vergabe der o.g. Rollen muss eine Gruppe für jede vergebene Rolle angelegt werden. Diese erhält automatisch einen Namen der Form COMMUNITY_xxx_ oder COLLECTION_xxx_ (siehe Tabelle unten), wobei der mittlere Teil die vom System vorgegebene interne ID des Bereichs ist. Der Name dieser Gruppen kann nicht geändert werden. Für manche Bearbeitungsschritte ist es deshalb sinnvoll, die interne ID des Bereichs zu kennen.

Rolle Name der zugehörigen Gruppe Beispiel Rechte der Gruppenmitglieder
Administratoren COLLECTION__ADMIN COLLECTION_ae910c2b-d734-4777-9571-0f116d7ff41a_ADMIN • Anlegen von Sammlungen
• Vergabe und Verwaltung von Rollen und Rechten
• Annehmen und Verwerfen von angelegten Datensätzen
• Bearbeiten von Metadaten
• DOI registrieren
• Spiegeln von Datensätzen aus anderen Sammlungen, wenn sie dieselben Rechte wie die zu spiegelnden Datensätzen haben
Zugriffsberechtigter COLLECTION__DEFAULT_READ COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_DEFAULT_READ • Lesezugriff, Inhalte können nicht verändert werden
• Herunterladen von Datensätzen
Veröffentlichungs-berechtigter COLLECTION__SUBMIT COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_SUBMIT • Einreichen von Datensätzen in TUdatalib
Prüfer COLLECTION__WORKFLOW_ROLE_editor COLLECTION_9c4f4d8e-6c6b-43ea-b4c1-88b46cbc6af3_WORKFLOW_ROLE_editor • Annahme oder Ablehnung von eingereichten Datensätzen
• Bearbeitung von deren Metadaten

Existiert eine der vier Berechtigungsgruppen für einen Bereich noch nicht (automatisch wird nur die Gruppe für Zugriffsberechtigte erstellt), kann sie im Reiter "Bearbeiterrollen zuordnen" angelegt werden. Klicken Sie dazu auf "Anlegen", um die Gruppe zu erstellen.

Attention

In den DEFAULT_READ-Gruppen werden die Berechtigungen nicht rekursiv geprüft, d.h. es sollten nur Benutzer Mitglieder einer solchen DEFAULT_READ-Gruppe sein, keine anderen Gruppen. Insbesondere gilt: Soll eine Sammlung öffentlich sichtbar sein, sollte die betreffende DEFAULT-READ-Gruppe komplett gelöscht werden.

Der Administrator eines Bereichs oder einer Sammlung kann die Mitglieder der Gruppen bearbeiten, z.B. Benutzer oder eine Untergruppe hinzufügen.

Um einen Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen muss dieser über die Suche gefunden werden und dann mit dem "Hinzufügen" Button hinzugefügt werden. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu Speichern.

Attention

Zur Wahrung der wissenschaftlichen Nachvollziehbarkeit dürfen nur als Person eindeutig indentifizierbare Nutzer Rollen mit Schreibrechten erhalten. D.h., dass Nutzer, die über ein Funktionspostfach als externe Nutzer erzeugt wurden, nicht Administrator oder Prüfer werden können und nicht in die entsprechenden Berechtigungsgruppen aufgenommen werden dürfen.

6.7 Erstellen und Beschreiben von Datensätzen

Um Datensätze zu Ihrer Sammlung hinzuzufügen, können Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Klicken Sie auf den Namen der Sammlung in Ihrem Bereich. Klicken Sie dann auf "Einen Datensatz in dieser Sammlung hinzufügen".
    ODER
  • Navigieren Sie über die Startseite zum Abschnitt "MEIN BENUTZERKONTO" und wählen Sie "Datensätze". Klicken Sie auf "eine neue Veröffentlichung starten" und wählen dann die Sammlung aus, zu der Sie Daten hinzufügen möchten.

6.7.1 Benennung von Datensätzen

Es empfiehlt sich, auch für Außenstehende aussagekräftige Bezeichnungen für die Datensätze zu wählen und Sonderzeichen zu vermeiden.

6.7.2 Metadatenvergabe

Bei der Erfassung Ihrer Forschungsdaten als Datensatz werden verschiedene Aspekte abgefragt. Die Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet (siehe Tabelle). Die beschreibenden Metadaten dienen vor allem dazu, Datensätze besser auffindbar zu machen und ein Verständnis für ihren Inhalt zu vermitteln. 

Alle Informationen zu einem Datensatz - außer den Berechtigungen - sollten über die Metadaten abgebildet werden, um eine optimale Sichtbarkeit und Nachnutzbarkeit der Daten zu gewährleisten. Dies betrifft z.B. auch die Zuordnung zu (Drittmittel-)Projekten oder die Verknüpfung mit weiteren Ressourcen und Publikationen.

Metadatenfeld Beschreibung Eingabetyp Feld wiederholbar
Titel* Bezeichnung für den gesamten Datensatz Freitext
Beteiligte Personen* Verantwortliche Personen für einen Datensatz

Wir empfehlen zur Identifizierung von Personen die Verwendung von ORCID, siehe: www.ulb.tu-darmstadt.de/orcid

Bei einem Klick auf "Lookup" kann der Name in der ORCID-Registry gesucht und anschließend in TUdatalib eingefügt werden.
Freitext Lookup in ORCID-Registry
Erstellungsdatum* Datum, an dem der Datensatz erstellt wurde. Verpflichtend ist die Angabe des Jahres, Monat und Tag brauchen nicht angegeben werden. Jahr und Tag: Freitext Monat: Dropdown-Menü
Weitere verknüpfte Ressourcen Beziehung zu und eindeutiger Identifier von ggf. verknüpften Ressourcen (z.B. ein Zeitschriftenartikel, dem die hinterlegten Daten zugrunde liegen) Beziehungstyp: Dropdown-Menü Identifer-Typ: Dropdown-Menü Kennung/ID-Feld: Freitext
Typen* Angabe der Art des Datensatzes Checkboxen
Sprache Primäre Sprache des Datensatzes, falls anwendbar Dropdown-Menü
Schlagworte Freie Schlagworte zur inhaltlichen Beschreibung des Datensatzes. Aufgrund der internationalen Nachnutzbarkeit wird empfohlen nur englische Schlagworte zu verwenden. Freitext
DFG-Fächer* Zuordnung des Datensatzes zur DFG-Fachsystematik Dropdown-Menü
Beschreibung* Freie Kurzbeschreibung des Datensatzes ("ReadMe") Freitext
Beschreibungsversion Versionsbezeichung des Datensatzes Freitext
Drittmittelprojekt Zuordnung zu Drittmittel-Projekten an der TU Darmstadt. Auswahl durch Lookup-Taste aus einer Liste eingepflegter Projekte möglich. Lookup

Das Metadatenfeld "Projekt" ermöglicht eine standardierte Auswahl von Drittmittel-Projekten, die dem Datensatz zugeordnet werden sollen, über eine Auswahlliste (Lookup). Diese wird mit einem Klick auf "Lookup" aufgerufen.

In der Lookup-Liste kann über die Suchzeile nach Projekten gesucht werden. Es sind rund 6000 Drittmittelprojekte der letzten Jahre enthalten. Bedingt durch die noch verbesserungswürdige Qualität der Einträge in der Liste sollte am besten nach dem Förderkennzeichen gesucht werden, nur alternativ nach dem Fördergeldgeber oder Akronym / Titel eines Projekts.

Attention

Sie können hier nur mit einem Begriff suchen, nicht mit mehreren!

Die genannten Metadatenfelder sind nur minimal. TUdatalib ermöglicht deshalb das Hinzufügen (nahezu) beliebiger weiterer Metadatenfelder für Ihren fachlichen Kontext (also Ihren Bereich oder Ihre Sammlung) - bitte sprechen Sie uns an! Nur so wird eine gezielte Suche nach Daten anhand fachspezifischer Parameter möglich.

6.7.3 Forschungsdatendokumentation

Wir empfehlen, zusätzlich zu den beschreibenden Metadaten eine Forschungsdokumentation in Form einer *.txt-Datei als Datei mit hochzuladen. Eine solche Dokumentation soll Dritten helfen, Ihre Daten möglichst eindeutig interpretieren zu können.

6.7.4 Vergabe von zusätzlichen Zugriffsberechtigungen

Ein Datensatz erbt zunächst die Berechtigungsgruppen von der Sammlung, in der er liegt. Bevor Sie Dateien hochladen, können Sie festlegen, ob und welche der zuvor angelegten zusätzlichen Gruppen dem gesamten Datensatz, also Dateien und Metadaten, darüber hinaus als leseberechtigt zugeordnent werden sollen. Wählen Sie dazu jeweils eine gewünschte Gruppe aus. Zur Gruppe "Anonymous" gehören alle, auch nicht angemeldete Benutzer. "Anonymous" sollten sie also auswählen, wenn der Datensatz frei im Netz zur Verfügung stehen soll (Open Access). Sie können den einzelnen Zugriffsberechtigungen Namen geben, um sie unterscheiden zu können. Abschließend klicken Sie auf "Zugriffsberechtigung bestätigen & eine weitere hinzufügen" um Ihre Auswahl in Kraft zu setzen.

6.7.5 Hochladen von Dateien

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie Ihre Dateien über die Uploadmaske in den Datensatz hochladen.

6.7.6 Dateiformate

TUdatalib ist nicht beschränkt in der Auswahl der Dateiformate. Es gibt aber generell keine Garantien, dass gewisse Formate nach vielen Jahren auch noch lesbar sind. Es ist daher sinnvoll vor dem Hochladen Ihre Dateien in eines der empfohlenen Formate zu konvertieren, falls möglich. Empfehlenswerte Formate für langfristige Archivierung und Informationen zu möglichen Konvertierungen finden Sie hier: https://www.forschungsdaten.info/themen/bewahren-und-nachnutzen/formate-erhalten/. Das TUdata-Team berät auch gerne dazu.

Im Allgemeinen sollten Sie Ihre Dateien nicht in einem Containerformat (zip. o.ä.) hochladen, da dies die Langzeitarchivierung und die Indexierung stark erschwert. Containerformate sind nur dann empfohlen, wenn Sie für Ihre Daten eine Ordnerstruktur erhalten wollen.

6.7.7 Dateigrößenbeschränkung

Wir empfehlen keine Einzeldateien größer als 4 GB über die Weboberfläche hochzuladen. Große Dateien oder viele Einzeldateien lassen sich besser über die REST-Schnittstelle von TUdatalib hochladen. Für deren Nutzung steht Beispielcode in Form eines Python-Skripts zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, falls Sie dies nutzen wollen.

6.7.8 Lizenzvergabe

Eine Lizenz regelt, mit welchen Rechten Dritte Ihre Forschungsdaten nutzen dürfen, falls Sie diese veröffentlichen. Beachten Sie die Hinweise in der Eingabemaske. Entscheiden Sie dann, welche Nutzungsrechte Sie einräumen wollen und wählen Sie die entsprechende Lizenz aus der vorgegebenen Liste aus. Findet sich Ihre gewünschte Lizenz nicht in der Liste, können Sie diese im Freitextfeld am Ende eintragen. Geben Sie dann bitte auch eine URL an, unter der sich die Lizenz einsehen lässt.

6.7.9 Abschließende Prüfung und Archivierung

Im letzten Reiter "Überprüfen" können Sie alle eingegebenen Dateien und Metadaten noch einmal überprüfen und abschnittsweise korrigieren. Prüfen Sie Ihre Angaben sorgfältig. Vergessen Sie nicht, die Nutzungsvereinbarung zu akzeptieren. Wählen Sie "Hinzufügen abschließen", um Ihren Datensatz zur Sammlung hinzuzufügen.

Falls für die Sammlung keine Gruppe für die Rolle Prüfer vorhanden ist, werden die Datensätze nun sofort und ohne weitere Prüfung für alle Zugriffsberechtigten in der Sammlung sichtbar.

TUdatalib erlaubt es, vor dem finalen Archivieren von Daten die Kuration durch einen Prüfer vorzunehmen, wenn der Sammlung eine Gruppe der Kategorie Prüfer zugeordnet ist. Der Ablauf ist dann so:

  1. Ein Veröffentlichungsberechtigter fügt einen Datensatz in einer Sammlung hinzu.
  2. Der archivierte Datensatz bleibt zunächst auch für Zugriffsberechtigte unsichtbar und kann bis zur Freigabe durch einen Prüfer nicht mehr verändert werden.
  3. Die zuständigen Prüfer werden per E-Mail über den neuen Datensatz informiert und können sich entscheiden, den Datensatz anzunehmen (oder abzulehnen) sowie ggf. die Metadaten zu bearbeiten.
  4. Alle eingereichten Datensätze werden erst nach Zustimmung eines Prüfers für die Zugriffsberechtigten sichtbar.

Um diesen Workflow für eine Sammlung zu aktivieren, muss ein Administrator der Sammlung im Reiter "Bearbeiterrollen zuordnen" im Abschnitt "Sammlung bearbeiten" eine Gruppe der Kategorie Prüfer zuordnen. Alle Mitglieder dieser Gruppe können dann den Kurationsschritt vor der endgültigen Archivierung vollziehen.

Nach der Genehmigung der Einreichung wird der Datensatz in TUdatalib archiviert und ein eindeutiger und persistenter Identifikator zugewiesen, der in der URL ablesbar ist (Beispiel: https://tudatalib.ulb.tu-darmstadt.de/handle/tudatalib/1969). Der Identifikator kann verwendet werden, um den Datensatz eindeutig und dauerhaft mit seiner URL zu referenzieren.

6.8 Administration der Datensätze

Zu den Rechten eines Administrators gehören weitere Befugnisse, sobald die Einreichung genehmigt wurde. Er kann DOIs registrieren, er kann Zugriffsrechte für die Datensätze (Metadaten und Dateien) nach der Archivierung bearbeiten, er kann ältere Versionen von Datensätzen kenntlich machen und er kann Datensätze in andere Sammlungen spiegeln.

Über "Datensatz bearbeiten" im Navigationsbereich werden weitere Möglichkeiten der Administration angezeigt, darunter das Verwerfen, das Verschieben in eine andere Sammlung oder das Unsichtbar-Machen des Datensatzes.

6.8.1 Veröffentlichung von Datensätzen

Sollen alle Datensätze einer Sammlung öffentlich sichtbar sein, empfiehlt sich das unter Abschnitt 6.6 beschriebene Vorgehen, bei dem die DEFAULT_READ Gruppe der Sammlung gelöscht wird. Befinden sich Datensätze in einer nicht öffentlich sichtbaren Sammlung, können Sie aber dennoch veröffentlicht werden. Dazu können über die beiden Schalter "Alle Einschränkungen löschen" bzw. "Einschränkung der Metadaten löschen" der komplette Datensatz bzw. nur die Metadaten des Datensatzes öffentlich sichtbar gemacht werden. In letzterem Fall ist der Datensatz im Netz auffindbar, aber auf die eigentlichen Dateien kann nicht zugegriffen werden. Interessenten erhalten so die Möglichkeit, Datensätze aufzufinden und ggf. beim jeweiligen Administrator per Mail anzufragen, ob Zugriff auf die Dateien gewährt werden kann (s. Abschnitt 6.8.4).

6.8.2 Vergabe von DOIs

Alle Datensätze in TUdatalib erhalten eine eindeutige Adressierung mit einem sogenannten Handle (siehe "Abschließende Prüfung und Archivierung").

Zusätzlich können in TUdatalib DOIs (Digital Object Identifier) vergeben werden, über die Ihre Datensätze dauerhaft öffentlich auffindbar und zitierfähig sind (Beispiel: https://doi.org/10.25534/tudatalib-36.9). Sie sind mit einem Fingerabdruck vergleichbar, der jeden Datensatz individuell kennzeichnet.

6.8.2.1 DOI registrieren

Wenn bei einem Datensatz mindestens für die Metadaten die Gruppe "Anonymous" zugriffsberechtigt ist, kann der Administrator der Sammlung im Reiter "Datensatz bearbeiten" einen DOI für diesen Datensatz registrieren.

Sollten Zugriffseinschränkungen für die Metadaten existieren, ist eine DOI-Vergabe nicht möglich, Sie können aber die Zugriffseinschränkungen mit einem Klick auf "Alle Einschränkungen löschen" oder "Einschränkungen der Metadaten löschen" entfernen, wodurch die DOI-Vergabe möglich wird.

Mit einem Klick auf "DOI registrieren" im Reiter "Datensatzstatus" wird dies ausgelöst.

Nachdem TUdatalib die positive Rückmeldung der Anfrage bekommen hat, wird der vergebene DOI sofort angezeigt.

Wenn der Datensatz mit einem DOI öffentlich ist, kann dieser Datensatz in TUdatalib nicht mehr auf unsichtbar gesetzt oder gelöscht werden. Wird eine neue Version des Datensatzes mittels eines Klicks auf "Eine neue Verson dieses Datensatzes anlegen" angelegt, gilt die vergebene DOI nicht für die neue Version. Für jede neue Version eines Datensatzes muss auf die gleiche Weise wie oben ein separater DOI vergeben werden.

Wollen Sie die DOI-Registrierung erst später durchführen, benötigen aber bereits jetzt die URL des DOI, können Sie die von TUdatalib automatisch erstellte und reservierte (aber noch nicht als DOI registrierte) URL verwenden (siehe Bild).

6.8.2.2 Datensatz mit DOI aktualisieren

Wenn die Metadaten eines mit DOI versehehen Datensatzes in TUdatalib geändert werden, müssen die veränderten Metadaten auch bei der DOI-Agentur aktualisiert werden. Dies geschieht automatisch jede Nacht. Alternativ können Sie mit einem Klick auf "DOI aktualisieren" im Reiter "Datensatzstatus" diese Aktualisierung manuell sofort vornehmen.

6.8.3 Nachträgliches Ändern und Löschen der Zugriffsrechte

Die lesende Zugriffsberechtigung auf die Datensätze einer Sammlung wird standardmäßig von der Sammlung auf die zugehörigen Datensätze vererbt (vgl. Abschnitt 6.5). Die Zugriffsrechte eines Datensatzes (Metadaten und Dateien) können vom Sammlungs-Administrator aber auch nachträglich geändert werden. Zu den Rechten gehört: READ (Lesezugriff), WRITE (Bearbeiten), ADD (Annehmen), REMOVE (Ablehnen), ADMIN, WITHDRAWN_READ.

Community Collection Item (full) Item (bundle) Bitstream
READ x x x x x Lesender Zugriff auf alle Inhalte
WRITE x x x x x Schreibender Zugriff auf alle Inhalte
ADD x x x x Hinzufügen von Objekten
REMOVE x x x x Entfernen von Objekten
ADMIN x x x x x Vollzugriff
WITHDRAWN_READ x x Lesender Zugriff auf zurückgenommene Objekte

Existierende Berechtigungen für einen Datensatz können einzeln gelöscht werden. Außerdem können die Berechtigungen für Metadaten separat von den Berechtigungen für die Dateien eingestellt/gelöscht werden.

Durch das Löschen von Einschränkungen wird der lesende Zugriff auf den Datensatz, bzw. die Dateien oder Metadaten, für alle, auch nicht eingeloggte Benutzer ermöglicht (Gruppe Anonymous). Dies wird durch eine grün hinterlegte Nachricht bestätigt, wie im Bild zu sehen:

Wir empfehlen, diese Funktion nur sparsam einzusetzen, mit Ausnahme der in den folgenden Unterabschnitten beschriebenen Anwendungen.

6.8.3.1 Entfernen aller Einschränkungen eines Datensatzes

Auf diesem Weg werden alle Einschränkungen für den lesenden Zugriff auf Metadaten und Dateien gelöscht und die Berechtigungen auf "Anonymous" gesetzt, der Datensatz ist dann frei im Netz verfügbar (Open Access).

  • Im Navigationsbereich auf "Datensatz bearbeiten" klicken. Mit der Auswahl "Rechte bearbeiten" wird ein Dialog der Auflistung nach Dateien mit den Rechten aufgerufen.
  • Auf "Alle Einschränkungen löschen" klicken

Das Resultat entspricht dabei dem des unter Abschnitt 6.8.1 beschriebenen Vorgehens.

6.8.3.2 Veröffentlichung der Metadaten nicht veröffentlichter Datensätze

Hierdurch werden alle Einschränkungen für den lesenden Zugriff auf die Metadaten gelöscht und die Berechtigungen dafür auf "Anonymous" gesetzt, der Datensatz ist dann im Netz auffindbar, aber auf die eigentlichen Dateien kann nicht zugegriffen werden. Interessenten erhalten so die Möglichkeit, Datensätze aufzufinden und ggf. beim jeweiligen Administrator per Mail anzufragen, ob Zugriff auf die Dateien gewährt werden kann (s. Abschnitt 6.8.4).

  • Im Navigationsbereich auf "Datensatz bearbeiten" klicken. Mit der Auswahl "Rechte bearbeiten" wird ein Dialog der Auflistung nach Dateien mit den Rechten aufgerufen.
  • Mit einem Klick auf "Einschränkungen der Metadaten löschen" werden

Auch hier entspricht das Resultat dem des unter Abschnitt 6.8.1 beschriebenen Vorgehens.

6.8.3.3 Unterschiedliche Zugänglichkeit einzelner Dateien aus einem Datensatz (Teilveröffentlichung)

Es ist auch möglich, verschiedene Dateien eines Datensatzes mit unterschiedlichen Einschränkungen zu versehen. Dies erlaubt die selektive Veröffentlichung einer Teilmenge der Dateien eines Datensatzes.

  • Im Navigationsbereich auf "Datensatz bearbeiten" klicken. Mit der Auswahl "Rechte bearbeiten" wird ein Dialog der Auflistung nach Dateien mit den Rechten aufgerufen.
  • Durch Klick auf z.B. "Einschränkungen löschen" lassen sich die Einschränkungen der Leserechte für die gewählte Datei löschen.

6.8.4 Bearbeiten von Zugriffanfragen auf beschränkte Datensätze

Datensätze, deren Metadaten frei einsehbar sind, können von nicht berechtigten Nutzern gefunden (aber nicht betrachtet) werden. Diese haben in TUdatalib dann die Möglichkeit bei Interesse Zugriff auf die Dateien anzufordern. Dieser Zugriffswunsch wird an den zuständigen Sammlungsadministrator per Email versendet. Wir bitten darum, dass Sie dem Nutzer antworten. Wenn gewünscht können Sie

  • ihn dann zur Berechtigungsgruppe hinzufügen, nachdem er sich bei TUdatalib einmal angemeldet hat.
  • ihm einen temporären Link (48 Stunden gültig) schicken, unter dem er eine einzelne Datei oder alle Dateien eines Datensatzes herunterladen kann. Diese Zugriffsgewährung wird vom System protokolliert um später noch nachvollziehbar zu sein.

6.8.5 Versionierung

Eine Versionierung von Datensätzen ist möglich, d.h. ein neuer, leicht veränderter Datensatz (z.B. kleine Änderungen in den eigentlichen Dateien) ersetzt einen bisherigen Datensatz. Die Metadaten müssen dabei für den neuen Datensatz nicht neu eingegeben werden. Für diesen Schritt kann man in der Navigationsleiste im Abschnitt BEARBEITEN den Button "Eine neue Version dieses Datensatzes anlegen" wählen.

Der alte Datensatz kann nach der Versionierung nicht mehr über die Suche in TUdatalib gefunden werden, bleibt aber direkt per URL bzw. DOI (Digital Object Identifier) erreichbar. Es wird ein Hinweis auf die neuere Version eingeblendet.

Versionierung statt Änderung ist das Mittel der Wahl für alle mit DOI versehenen Datensätze, um die Nachvollziehbarkeit der Datengenese zu sichern.

6.8.6 Nachträgliches Ändern und Ergänzen der Metadaten

Als Sammlungs-Administrator können Sie nachträglich die Metadaten eines Datensatzes ergänzen oder ändern. Dazu klicken Sie den Button "Datensatz bearbeiten" und dort den Reiter "Metadaten". Bitte beachten Sie: Das manuelle Ändern und Hinzufügen von Metadaten erfordert Kenntnisse des verwendeten Metadatenstandrds (Dublin Core), die Eingaben werden nicht validiert. Sie sind dafür verantwortlich die korrekten Daten im korrekten Format einzugeben. Wir empfehlen daher bei Ergänzungen und größeren Änderungen an den Metadaten lieber eine neue Version des Datensatzes anzulegen (s.o.) um noch mal durch die Eingabemaske geführt zu werden. Die alte Version können Sie anschließend löschen (es sei denn, Sie haben einen DOI für den Datensatz registriert).

6.8.7 Datensätze in mehreren Sammlungen spiegeln

Mit dem Werkzeug "Datensätze spiegeln" kann ein Datensatz in mehreren Sammlungen gleichzeitig angezeigt werden, wie es für Kooperationsprojekte sinnvoll sein kann.

Klicken Sie dazu auf "Bereiche & Sammlungen" rechts im Menü und wählen Sie die Zielsammlung oder navigieren Sie von der Startseite in die Zielsammlung, in die Sie die Datensätze spiegeln möchten.

Klicken Sie auf "Datensatz spiegeln" links im Navigationsbereich BEARBEITEN. Sie können Datensätze per Eingabe in der nun gezeigten Suchzeile suchen und im Anschluss die zu spiegelnden Datensätze auswählen. Klicken Sie dann auf den Button "Ausgewählte Datensätze spiegeln". Alle gespiegelten Datensätze können Sie auflisten und bei Bedarf auch wieder aus der Auflistung löschen.

Wenn ein Datensatz gespiegelt wird, erhält dieser keine neuen Zugriffsrechte. Alle Berechtigungen, die vom Administrator der urspünglichen Sammlung zugeordnet wurden, werden übernommen.

Falls Sie keinen Lesezugriff auf den Datensatz haben, können Sie den Datensatz nicht in die Zielsammlung spiegeln.

6.8.8 Datensätze zwischen Sammlungen verschieben

Sammlungs- und Bereichsadministratoren können einen Datensatz in eine andere Sammlung verschieben, wenn Sie die Admin-Rechte in beiden beteiligten Sammlungen haben. Dazu klicken Sie den Button "Verschieben..." im Reiter "Datensatzstatus".

6.8.9 Datensätze löschen

Endgültig einen ganzen Datensatz löschen, kann nur der System-Administrator, bitte nehme Sie dazu Kontakt mit uns auf. Bereichs- und Sammlungsadministratoren können Datensätze aber verwerfen (im Reiter "Datensatzstatus"). Diese sind dann in der Oberfläche nicht mehr suchbar.

7 Nutzung von TUdatalib mittels REST-Schnittstelle

Mit der REST-Schnittstelle gibt es eine Möglichkeit, wie Sie Datensätze erstellen sowie Dateien und Metadaten zu diesen hinzufügen können ohne die grafische Oberfläche (Webinterface) von TUdatalib zu verwenden. Dies wird hier vorgestellt unter Verwendung der Programmiersprache Python 3 zusammen mit dem Python-Paket 'requests'. Sie können auch jede andere Programmiersprache verwenden.

7.1 Erforderliche Berechtigungen

Sie benötigen in der Regel Adminstrator-Rechte für die Sammlung, in der Sie einen Datensatz erstellen wollen.

Ebenso werden Administrator-Rechte benötigt, wenn Sie Dateien und Metadaten zu einem bereits bestehenden Datensatz (also einem, der den Workflow vollständig durchlaufen hat) hinzufügen wollen, ansonsten ist die Veröffentlichungsberechtigung ausreichend um Dateien und Metadaten zu einem noch nicht abgeschlossenen Datensatz hinzuzufügen.

7.2 Installation der Python-Requests-Library

Debian: Um die Requests-Library auf Ihrem System zu installieren wird pip3 benötigt. Öffnen Sie dazu die Kommandozeile (Terminal) und führen Sie die folgenden Befehle aus:

  • sudo apt-get install python3-pip
  • sudo pip3 install requests

Alternativ lässt sich die Requests Library auch über apt-get installieren. Führen Sie dazu die folgenden Befehle aus:

  • sudo apt-get upgrade
  • sudo apt-get update
  • sudo apt-get install python3-requests

Weitere Informationen zu Requests und der Installation finden Sie hier.

7.3 Download der Beispiel-Skripte für Python

Wir stellen für das Erstellen von Datensätzen sowie zum Hochladen von Dateien und Metadaten zu bestehenden Datensätzen Beispiel-Skripte zur Verfügung, die bei ordnungsgemäßer Installation von Python und requests, eigenständig ausführbar sind. Diese finden Sie zur freien Verwendung hier: https://git.rwth-aachen.de/gerald.langhanke/tudatalib/.

7.4 Benutzung der Beispiel-Skripte für Python

Laden Sie das Verzeichnis herunter und entpacken Sie es an einem beliebigen Ort. Das exportierte Verzeichnis enthält folgende Dateien und Ordner:

Die Dateien 'create_item.py', 'upload_files.py' und 'upload_metadata.py' sind die von Ihnen auszuführenden Skripte, wenn Sie einen Datensatz erstellen, Dateien in einen Datensatz hochladen oder Metadaten zu einem Datensatz hinzufügen wollen. Diese Skripte greifen auf Informationen in entsprechenden Konfigurationsdateien zu, die sich im Ordner 'configs' befinden.

Damit die Skripte ordnungsgemäß funktionieren, sollten Sie die Konfigurationsdateien ausfüllen, bevor Sie die Skripte ausführen. Jedes Skript hat eine eigene Konfigurationsdatei:

So greift z.B. 'create_item.py' auf 'config_create_item.py' zu um für die Datensatzerstellung notwendige Informationen zu erhalten. Beachten Sie hier auch die Hinweise in der 'README.md'-Datei.

Der Ordner 'sf' enhält für die Funktion der Skripte notwendige Dateien und nichts darin sollte vom Benutzer bearbeitet werden! Löschen Sie vorallem nicht die '__init__.py' in den Ordnern (falls vorhanden). Diese sind ebenfalls für die Funktion der Skripte notwendig, auch wenn sie leer sind.

7.5 Ausfüllen der Konfigurationsdateien

Vor dem Ausführen der Skripte im Hauptordner sollten sie die entsprechende Konfigurationsdatei im Unterordner 'configs' ausfüllen.

7.5.1 Inhalt der config_create_item.py zum Erstellen von Datensätzen

Zum Erstellen von Datensätzen im Datenarchiv TUdatalib werden folgende Informationen benötigt:

  • Interne ID der Sammlung in der Sie einen Datensatz erstellen wollen
  • Metadaten wie z.B. Name des Datensatzes, Autor oder Datum der Einreichnung

Geben Sie die ID der Sammlung als Python-String an, d.h. in Anführungszeichen.

Die Metadaten eines Datensatzes bestehen aus einer Liste (Python-Liste) von Metadateneinträgen. Jeder Metadateneintrag ist ein Python-Dictionary das mindestens die Einträge "key", "value" und "language" hat. Die Einträge unter "key" legen fest, um welches Metadatenfeld (des Dublin Core Schemas) es sich handelt. Der Eintrag unter "value" legt den jeweiligen Wert des Feldes fest. Unter "language" lässt sich, wenn eine Sprachangabe nicht anwendbar ist, "None" eintragen.

Im Bild ist ein Beispiel gegeben. Weitere Informationen finden Sie in der Datei selbst oder weiter unten.

7.5.2 Inhalt der config_upload_files.py zum Hochladen von Dateien

Wenn Sie Dateien zu bestehenden Datensätzen hinzufügen möchten, werden folgende Informationen benötigt:

  • Interne ID des Datensatzes
  • Pfad zum Ordner der Dateien, die hochgeladen werden sollen

Bitte beachten Sie, dass immer der gesamte Inhalt des angegebenen Ordners zu dem Datensatz (der in der selben Unterliste angegebenen ID) hinzugefügt wird. Erstellen Sie daher gegebenenfalls einen neuen Ordner mit Dateien die zu einem Datensatz hinzugefügt werden sollen. Geben Sie außerdem immer den gesamten Pfad zu dem Ordner an, nicht nur einen Teil davon.

Ein Beispiel ist im Bild zu sehen. Weitere Informationen finden Sie in der Datei selbst oder weiter unten.

7.5.3 Inhalt der config_update_metadata.py zum Hinzufügen von Metadaten

Wenn Sie Metadaten zu einem bestehendem Datensatz hinzufügen möchten, werden die folgenden Informationen benötigt:

  • Interne ID des Datensatzes
  • Liste von Metadateneinträgen (eine pro Datensatz ID)

Ein Beispiel ist im Bild zu sehen. Weitere Informationen finden Sie in der Datei selbst order weiter unten.

7.5.4 Wie erhalte ich die ID einer Sammlung?

Als Administrator einer Sammlung können Sie die ID der Zielsammlung herausfinden, indem Sie in die Sammlung navigieren und dann links auf "Sammlung bearbeiten" klicken. Im Reiter "Bearbeiterrollen zuordnen" sehen Sie die ID dann in der Gruppenbezeichnung zwischen "COLLECTION" und der Rollenbezeichnung (z.B. "ADMIN"). Unterstriche gehören NICHT zur ID. Alternativ können Sie auch beim Erstellen bzw. Bearbeiten eines Datensatzes in der Sammlung die ID ermitteln. Dazu müssen Sie beim Erstellen eines Datensatzes im Punkt "Zugriffsrechte" die Zielsammlung auswählen und dann in der Gruppenbezeichnung wie oben beschrieben die ID auslesen. Alternativ können Sie auf "Datensatz bearbeiten" (in der Navigationsleiste) und dann auf "Rechte bearbeiten" klicken, so kann ebenfalls die ID der Sammlung aus der Gruppenbezeichnung (z.B. der Zugriffsberechtigten) wie oben beschrieben abgelesen werden.

7.5.5 Wie erhalte ich die ID eines Datensatzes?

Wenn Sie die Berechtigung besitzen einen veröffentlichten Datensatz zu bearbeiten, können Sie in der Datensatzanzeige in der Navigationsleiste auf "Datensatz bearbeiten" klicken. Im Reiter "Datensatzstatus" ist die ID des Items dann unter "Interne Datensatz-ID" aufgeführt.

8 Sichtbarkeit von veröffentlichten Datensätzen

In TUdatalib veröffentlichte Datensätze, insb. solche mit DOI, werden an vielen Stellen im Web sichtbar gemacht, z.B.:

9 Personenbezogene Daten

Ihre Forschungsdaten dürfen keine personenbezogenen Daten enthalten. Gegebenenfalls sind die Daten zu anonymisieren. Bitte wenden Sie sich bei Fragen auch an die Ethikkommission der TU: https://www.intern.tu-darmstadt.de/gremien/ethikkommisson/index.de.jsp.

10 Externes Review

TUdatalib kann grundsätzlich temporäre (48 Stunden gültig) Einmal-Links (z.B. für externe Reviewer) erstellen. Siehe dazu den Punkt: "Bearbeiten von Zugriffanfragen auf beschränkte Datensätze". Derzeit besteht keine Möglichkeit, dass Administratoren diese Links aktiv selbst erzeugen können, d.h. Reviewer müssen eine Zugriffsanfrage stellen.

11 Ansprechpartner

Für Rückfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an das TUdata-Team:

tudata@tu-darmstadt.de
06151/16-76413, -76420, -76373
Sie können auch direkt ein Ticket in unserem Issue-Tracker anlegen unter tudatalib@ulb.tu-darmstadt.de