Zum Inhalt

Scope

Dieser Leitfaden ist in erster Linie für Nutzende der TU Darmstadt gedacht. Partnerhochschulen, die das System auch nutzen, haben ggf. andere Regeln. Siehe auch Kontakt

Begriffserklärungen

Was sind Forschungsdaten?

Die Leitlinien zum Umgang mit digitalen Forschungsdaten an der TU Darmstadt definieren Forschungsdaten als sämtliche digitale Daten, "die im Verlauf von Experimenten, Messungen, Simulationen, Computerprogramm-Entwicklungen, Quellenforschungen, Erhebungen oder Umfragen entstehen oder deren Ergebnis sind." Das Spektrum reicht dabei von Bildern und mehrdimensionalen Modellen über Audio- und Videoaufzeichnungen, weiter über Texte, Tabellen, Datenbanken bis hin zu Computerprogrammen (Quellcode und Anwendungen) und nicht zuletzt zu fach- und gerätespezifischen Rohdaten in verschiedensten Formaten. Mit Forschungsdaten untrennbar verbunden sind auch die zu ihrem Verständnis erforderliche Dokumentation und Software. Nicht zuletzt liegen Forschungsdaten in jeder Wissenschaftsdisziplin in unterschiedlichen Aggregationsstufen und oft in verschiedenen, teils sehr speziellen digitalen Formaten vor.

Was ist TUdatalib?

TUdatalib ist das institutionelle Repositorium der TU Darmstadt für Forschungsdaten, die an der TU entstanden sind oder mit denen an der TU gearbeitet wurde. TUdatalib ermöglicht die strukturierten Ablage von Forschungsdaten und beschreibenden Metadaten, die langfristigen Archivierung (mindestens 10 Jahre) und – falls gewünscht – die Veröffentlichung von Metadaten und / oder Dateien inkl. DOI-Vergabe. Dazu kommt ein feingranulares Rechte- und Rollenmanagement. TUdatalib wird gemeinsam von ULB und HRZ betrieben und beruht auf der Open-Source-Software DSpace. Der Service steht seit August 2019 allen Angehörigen und Mitgliedern der TU Darmstadt zur Verfügung.

Die die Daten begleitenden Metadaten werden von TUdatalib über eine OAI-PMH Schnittstelle für die Außenwelt verfügbar gemacht und automatisch auch in verbreitete Datensuchmaschinen (z.B. Google DatasetSearch, BASE, OpenAIRE, DataCite Commons, CORE) aufgenommen, so dass eine bestmögliche Auffindbarkeit gewährleistet ist.

Das in TUdatalib verwendete Metadatenschema garantiert Kompatibilität zum DataCite Metadatenstandard. Jeder Datensatz kann zudem mit frei gewählten Schlagwörtern inhaltlich beschrieben werden. Zusätzlich wird der Typ des Datensatzes mit einem oder mehreren standardisierten Begriffen (z. B. "Reines Datenset", "Software", "Text" etc.) und dessen fachliche Zugehörigkeit durch die Zuordnung zu einem oder mehreren Fächern aus der DFG-Fachsystematik beschrieben. Die Sprache des Datensatzes, sofern der Datensatz Texte enthält, kann in standardisierter Form angegeben werden.

Was ist ein Bereich in TUdatalib?

In TUdatalib sind die Organisationseinheiten der TU als Bereiche fest voreingestellt, und zwar sortiert nach Fachbereichen, Instituten, Fachgebieten. Sollte ein Fachgebiet o.ä. fehlen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Für jeden Bereich in TUdatalib sollte es mindestens eine/einen Administrator:in (empfohlen sind zwei) geben. Administrator:innen verwalten die Rollen und Rechte für ihren Bereich und können Sub-Bereiche und Sammlungen anlegen.

Was ist eine Sammlung in TUdatalib?

Eine Sammlung beinhaltet die Datensätze. Jeder Datensatz in TUdatalib muss in einer Sammlung liegen. Der Begriff Sammlung ist flexibel nutzbar, z.B. für alle Datensätze einer bestimmten Unter-Arbeitsgruppe, zu einem bestimmten Projekt, zu einer Veröffentlichung, zu einer Dissertation o.ä. Sammlungs-Administrator:innen verwalten die Rollen und Rechte für ihre Sammlung. Jeder Bereichsadmin ist automatisch auch Admin für alle zugehörigen Sammlungen. Bei intensiver Nutzung empfiehlt es sich aber zusätzliche Sammlungs-Admins zu benennen.

Was ist ein Datensatz in TUdatalib?

Ein Datensatz kann aus einer oder mehreren Dateien bestehen und zeichnet sich durch gemeinsame Metadaten aus, d. h. die beschreibenden Metadaten gelten für alle Dateien im Datensatz. Dabei bleibt es Ihnen überlassen, welche Ihrer Dateien Sie als zusammengehörig sehen. Beachten Sie, dass Digital Object Identifiers (DOIs) für Datensätze vergeben werden können, nicht für einzelne Dateien.

Was sind Metadaten?

Metadaten sind Daten über Daten, also die Beschreibung und Dokumentation von Daten. Dazu gehören etwa Titel, Autor:innen, Entstehungsdatum, und DFG-Fachrichtung, aber auch fachspezifische Angaben wie verwendete Methoden, Software oder Messgeräte. Dazu kommen Verknüpfungen zu verwandten Publikationen oder Projektdaten. TUdatalib ermöglicht deshalb das Hinzufügen (nahezu) beliebiger weiterer Metadatenfelder für Ihren fachlichen Kontext (also Ihren Bereich oder Ihre Sammlung) - bitte sprechen Sie uns an! Nur so wird eine fachliche Suche nach Daten langfristig möglich.

Allgemeines

Wer kann TUdatalib nutzen?

Primäre Nutzergruppe für TUdatalib sind Angehörige und Mitglieder der TU Darmstadt. Diese loggen sich mit Ihrer TU-ID ein. In der Regel werden Sie nach dem Login automatisch Ihrem Fachgebiet zugeordnet und können dann TUdatalib entsprechend der Ihnen vom Fachgebietsadmin eingeräumten Rechte nutzen. Externe Nutzende können sich mit einer Email-Adresse registrieren und können von einem Fachgebietsadmin mit Rechten versehen werden. Nicht angemeldete Nutzende können ausschließlich auf frei verfügbare Datensätze lesend zugreifen.

Ich möchte einen Datensatz hochladen, was muss ich tun?

Wenn Ihr Fachgebiet bereits einen Admin hat, wenden Sie sich bitte direkt an ihn, er kann Ihnen entsprechende Rechte erteilen.

Wie werden die Admins für Fachgebiete ernannt?

Bitte klären Sie am Fachgebiet, wer diese Rolle übernehmen kann. Wir empfehlen zwei Personen zu benennen. Mindestens eine dieser Personen sollte längerfristig an der TU Darmstadt arbeiten. Wenn die Personen bestimmt sind, loggen sich diese einmal mit TU-ID ein und melden sich anschließend mit der Fachgebietsleitung in Cc beim TUdata-Team. Nähere Informationen zu den Aufgaben und Möglichkeiten eines Fachgebiets-Admins finden sich im entsprechenden Leitfaden.

Was kostet der Service?

Die Nutzung von TUdatalib ist grundsätzlich kostenfrei. Für die Archivierung großer Datenmengen gilt: Bis zu 2 TB Gesamtvolumen neuer Daten pro Jahr und Fachgebiet sind kostenfrei. Bei größeren Mengen neuer Daten ist für das über 2 TB hinausgehende Datenvolumen eine einmalige Kostenbeteiligung durch das Fachgebiet erforderlich. Diese liegt derzeit bei 250 € / TB für die 10-jährige Archivierung. Die Rechnungsstellung wird vom HRZ abgewickelt.

Wie sind die Daten gesichert?

Sämtliche Daten in TUdatalib sind professionell über den Backup Service des Hochschulrechenzentrums gesichert. Diese Sicherung beinhaltet eine Zweitkopie in Frankfurt. Weitere Informationen dazu bietet die Website des Hochschulrechenzentrums.

Soll ich TUdatalib nutzen, wenn es auch ein fachspezifisches Repositorium für Daten aus meinem Fach gibt?

Wenn es in Ihrer Disziplin ein fachspezifisches Repositorium gibt, dann empfehlen wir, dieses zu nutzen. Fachspezifische Repositorien bieten in der Regel spezifischere Erschließungs- und Recherchemöglichkeiten als ein institutionelles Repositorium wie TUdatalib, z. B. durch den Einsatz fachspezifischer Metadatenschemata. Zudem ist die Sichtbarkeit in Ihrer Fachcommunity in der Regel höher. Bei der Wahl eines fachspezifischen Repositoriums sollten Sie auf Kriterien wie regelmäßige Sicherungszyklen, Datensicherheit und nachhaltigen Service achten. Ein für Sie passendes Repositorium finden Sie unter

Generell lässt sich sagen, dass es im Bereich der Ingenieurwissenschaften kaum Alternativen zu TUdatalib gibt. Falls Sie weitere Beratung dazu benötigen, wenden Sie sich an uns.

Wo bekomme ich Unterstützung bei Fragen zu TUdatalib?

Bitte kontaktieren Sie uns unter tudata@tu-darmstadt.de bei allen Fragen rund um das Forschungsdatenmanagement im Allgemeinen und TUdatalib im Besonderen.

Einreichen

Was für Daten kann ich archivieren?

Sie können grundsätzlich alle Arten von Daten, die mit Ihrer Forschung verbunden sind, archivieren. Ausgenommen sind derzeit alle personenbezogenen Daten, die dem Datenschutz unterliegen. Gegebenenfalls sind die Daten zu anonymisieren.

Welche Datenformate sind geeignet?

TUdatalib ist nicht beschränkt in der Auswahl der Dateiformate. Es gibt aber generell keine Garantien, dass gewisse Formate nach vielen Jahren auch noch lesbar sind. Es ist daher sinnvoll, vor dem Hochladen Ihre Dateien in eines der empfohlenen Formate zu konvertieren, falls möglich. Empfehlenswerte Formate für langfristige Archivierung und Informationen zu möglichen Konvertierungen finden Sie hier:

Das TUdata-Team berät auch gerne dazu. Im Allgemeinen sollten Sie Ihre Dateien nicht in einem Containerformat (zip. o.ä.) hochladen da dies die Langzeitarchivierung und die Indexierung stark erschwert. Containerformate sind nur dann empfohlen, wenn Sie für Ihre Daten eine Ordnerstruktur erhalten wollen.

Wie werden Forschungsdaten mit einer Textpublikation (z. B. Zeitschriftenartikeln) oder anderen Ressourcen verknüpft?

Im Schritt 1 „Beschreiben“ des Einreichungsvorgangs wählen Sie bei „Art der Beziehung“ beispielsweise „Ist Quelle von“ oder „Wird referenziert von“ oder anderes zutreffende Beziehung und bei „Art der ID“ wählen Sie entweder DOI, arXiv-ID, URL, URN, ISBN oder PubMed-ID, und geben dann im danebenstehenden Feld den entsprechenden Identifier der zugehörigen Textpublikation an. Zusätzlich können in TUbiblio nachgewiesene Ressourcen unter Angabe der URL verknüpft werden, so dass die bibliografischen Daten im Datensatz angezeigt werden. Ein Beispiel für diese Verknüpfungen ist

Wie groß dürfen Dateien maximal sein?

Dateien jeglicher Größe dürfen nach TUdatalib hochgeladen werden. Über die grafische Oberfläche sollten bei einer stabilen Netzwerkverbindung, insbesondere aus dem Netzwerk der TU Darmstadt, Einzeldateien in der Größenordnung 50 - 100 GB möglich sein. Andere Möglichkeiten zum Transfer großer Dateien sind im Nutzendenleitfaden beschrieben. Bei Problemen mit dem Upload großer Dateien kontaktieren Sie uns gerne. Wir helfen Ihnen gerne weiter und beraten Sie ausführlich.

Darf ich personenbezogene Daten archivieren und veröffentlichen?

Leider ist eine Archivierung und Publikation personenbezogener Daten aus organisatorischen Gründen derzeit in TUdatalib nicht möglich. Personenbezogene Daten sind daher durch die Nutzungsvereinbarung untersagt. Gegen eine Archivierung und Publikation vollständig anonymisierter Daten ist nichts einzuwenden, da diese nicht als personenbezogen gelten. Pseudonymisierung ist nicht ausreichend.

Wie soll ich meinen Datensatz benennen?

Es empfiehlt sich, auch für Außenstehende aussagekräftige Bezeichnungen für die Datensätze zu wählen und Sonderzeichen zu vermeiden.

Wie finde ich Drittmittelprojekte, die ich mit meinem Datensatz verknüpfen möchte?

Verknüpfungen zu Drittmittelprojekten erfolgen grundsätzlich nicht als Freitext, oder über eine Auswahlliste. Im Einreichungsformular ermöglicht das Eingabefeld "Drittmittelprojekt" eine standardisierte Auswahl von Drittmittel-Projekten, die dem Datensatz zugeordnet werden können. In der Lookup-Liste kann über die Suchzeile nach Projekten gesucht werden. Es sind rund 6000 Drittmittelprojekte der letzten Jahre enthalten. Bedingt durch die noch verbesserungswürdige Qualität der Einträge in der Liste sollte am besten nach dem Förderkennzeichen gesucht werden, nur alternativ nach den Fördergeldgebenden oder Akronym / Titel eines Projekts. Letztere sind teils nur abgekürzt enthalten. Achtung: Sie können hier nur mit einem Begriff suchen, nicht mit mehreren! Sollten Sie ein Drittmittelprojekt nicht finden, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Wie verknüpfe ich eine Autorenangabe mit einer ORCID?

Die TU Darmstadt empfiehlt in ihrer Publikationsrichtlinie die Verwendung einer ORCID, siehe https://www.ulb.tu-darmstadt.de/service/elektronisches_publizieren/orcid.de.jsp

Im Einreichungsformular unter dem Punkt "Beteiligte Personen" kann bei der Angabe der Autor:innen mit einem Klick auf "Suche" der eingetragene Name in der ORCID-Registry gesucht und anschließend in TUdatalib eingefügt werden. Aufgrund des Abgleichs mit der ORCID-Registry dauert dieser Schritt jeweils mehrere Sekunden.

Gibt es eine API, um Daten automatisiert zu archivieren?

Ja, ein automatisierter Upload von Dateien und Metadaten ist über eine REST-API möglich. Für deren Nutzung steht Beispielcode in Form eines Python-Skripts zur Verfügung: https://git.rwth-aachen.de/gerald.langhanke/tudatalib/.

Ausführliche Informationen zur REST-Schnittstelle und den Skripten finden Sie im Code-Schnittstelle-Leitfaden. Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie die REST-Schnittstelle nutzen wollen und Hilfe brauchen.

Verwalten

Wie kann ich eine Sammlung einrichten?

Als Administrator:in eines Bereichs können Sie Sammlungen selbst einrichten indem Sie zu der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand navigieren und anschließend auf "Sammlung" klicken.

Welche Berechtigungen können vergeben werden?

Scope

Dieser Leitfaden ist in erster Linie für Nutzende der TU Darmstadt gedacht. Partnerhochschulen, die das System auch nutzen, haben ggf. andere Regeln. Siehe auch Kontakt

Kurzanleitung - First Steps TUdatalib

1. Über diese Kurzanleitung

Die folgende Kurzanleitung bietet eine Übersicht darüber, wie Sie sich in TUdatalib registrieren und Forschungsdaten hochladen können. Sie richtet sich an Nutzer- sowie Administrator:innen und ermöglicht einen schnellen Überblick und einen einfachen Einstieg, insbesondere, falls Sie bislang noch nicht mit TUdatalib gearbeitet haben. Die Anleitung wurde mit einem Fokus auf die Abläufe an der TU Darmstadt formuliert, für die Partnerhochschulen sind nicht alle Punkte zutreffend. Sollten Sie hier keine Antwort auf Ihre Frage finden, werfen Sie gerne einen Blick in den Nutzer:innen-Leitfaden. Alternativ finden Sie weitere Informationen in unseren FAQs oder im Administrator:innen-Leitfaden von TUdatalib. Bei Fragen oder Anregungen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

2. Registrierung und Anmeldung in TUdatalib

  • Rufen Sie TUdatalib auf und wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm "Anmelden" aus.
  • Wählen Sie Anmeldung via persönlicher Login-ID und nutzen Sie Ihre TU-ID, falls Sie Mitglied oder Angehörige:r der TU Darmstadt sind. Bei der ersten Anmeldung auf diesem Weg werden Sie automatisch im System registriert. Der Login über die Hochschule steht auch bei den Partnerhochschulen aus Frankfurt, Fulda und Kassel zur Verfügung.
    • Sie erhalten in diesem Fall automatisch Zugriffsrechte auf den Bereich Ihrer Arbeitsgruppe
  • Falls Sie über keine TU-ID verfügen, können Sie sich mit einer externen E-Mail-Adresse registrieren.
    • Geben Sie dazu unter "Neu hier? Klicken Sie hier, um sich zu registrieren." Ihre E-Mail-Adresse an. Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit einen Verifizierungslink per E-Mail.
    • Folgen Sie dem Verifizierungslink und geben Sie Ihre Kontaktdaten und ein sicheres Passwort an. Nun können Sie sich in TUdatalib einloggen.

In TUdatalib sind alle Einzeldaten und Metadaten einer Sammlung zugeordnet, die wiederum einem Bereich zugeordnet ist. Administratoren verwalten bereichsweise die Bereiche und Sammlungen und administrieren ggf. die einzelnen Dateien. Sie weisen Benutzer:innen Rollen und Rechte zu, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können. Für das Hochladen von Dateien benötigen Sie daher in der Regel entsprechende Rechte für einen Bereich oder eine Sammlung, die Ihnen von dem von Ihrem Fachgebiet ernannten TUdatalib Admin zugewiesen werden. Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.

3. Begriffe: Bereiche, Sammlungen, Datensätze

TUdatalib ist hierarchisch gegliedert, wobei die Ebenen aus einer der folgenden drei Klassen bestehen: - Bereiche (engl. communities) bilden Hierarchieebenen in TUdatalib, welche das Repositorium strukturieren. Bereiche können weitere Unterbereiche enthalten, aber auch Sammlungen. Bereiche enthalten direkt keine Datensätze. - Sammlungen (engl. collections) sind "Behälter" für Datensätze. Sie sind immer Teil eines Bereichs und enthalten ausschließlich Datensätze. Untersammlungen sind nicht möglich. - Datensätze (engl. items) sind die Ebene, in der Daten in TUdatalib abgelegt werden. Sie bestehen aus mindestens einer Datei (engl. bitstream) sowie aus zusätzlichen, die Daten beschreibenden, Metadaten. Ein Datensatz gehört immer zu einer Sammlung. Unterdatensätze sind nicht möglich.

4. Hochladen von Dateien

  • Loggen Sie sich bei TUdatalib ein.
  • Wählen Sie am oberen Rand rechts auf ihrem Bildschirm das Workspace-Symbol aus. Hier sehen Sie alle Datensätze die Sie bereits veröffentlicht haben
  • Sollten Sie noch keine Berechtigungen für eine Sammlung besitzen, oder noch keine Sammlung erstellt haben, werden Sie anstelle des Drag-and-Drop-Menüs eine Fehlermeldung sehen.
    • Sollten Sie der/die Administrator:in eines Bereichs sein, erfahren Sie hier, wie Sie eine Sammlung erstellen können.
    • Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.
  • Um einen neuen Datensatz anzulegen, nutzen Sie das Drag-and-Drop-Menü (deutsch: ziehen und ablegen), welches sich über der Suchleiste befindet.
  • Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder eine Datei per Drag-and-Drop in das dafür vorgesehene Feld zu ziehen. Alternativ können Sie über “stöbern” Ihren Dateimanager direkt aufrufen.
  • Sobald Sie eine Datei ausgewählt haben, erscheint ein Pop-Up mit einer Liste an Sammlungen, auf die Sie Zugriff haben. Hier müssen Sie die Sammlung auswählen, in die Sie die Datei hochladen möchten.
  • Füllen Sie anschließend das Formular aus. Sie können Ihre Eingaben jederzeit speichern und die Einreichung später fortführen und vorerst als Entwurf speichern.
  • Geben Sie die Metadaten für Ihre Datei an.
  • Legen Sie die Zugangsberechtigungen für Ihre Einreichung fest.
  • Legen Sie eine Lizenz für Ihre Einreichung fest. Wir empfehlen die Vergabe von CC-Lizenzen für Daten und Open Source Lizenzen für Software. Überprüfen Sie Ihre Eingaben.
  • Wenn Sie große Dateien hochladen möchten, folgen Sie der Anleitung in der Dokumentation von TUdatalib.
  • Falls Sie noch nicht über die benötigten Rechte zum Hochladen eines Datensatzes verfügen, müssen Sie von einem der Fachgebietsadministrator:innen freigeschaltet werden, setzen Sie sich dafür mit den jeweiligen Personen in Verbindung.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung. Möglicherweise wird die Einreichung noch von einer zuständigen Person ihres Bereichs geprüft und dann freigegeben. Auch hierfür erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

5. Für Admins: Administrieren von Bereichen und Anlegen von Sammlungen

Dezentrale Admins in TUdatalib verwalten die Bereiche von einzelnen Forschungsgruppen und administrieren darin Sammlungen und Datensätze. Sie können Benutzer:innen Rollen und Rechte zuweisen, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können.

Allgemeines

  • Auf der linken Seite Ihres Bildschirms findet sich eine “Administration”-Leiste
    • Um einen Bereich, eine Sammlung oder ein Item zu erstellen, navigieren Sie zu “Neu” und wählen anschließend die gewünschte Option aus.
    • Um einen Bereich oder eine Sammlung zu editieren oder zu verwalten, navigieren Sie zu “Bearbeiten” und wählen anschließend die gewünschte Option aus.
    • Um ein Item zu bearbeiten, navigieren Sie ebenfalls über die Administrationsleiste unter dem Punkt "Bearbeiten". Dort können Sie Ihre Veröffentlichungen suchen, bearbeiten und löschen, sowie auch Veröffentlichungen anderer Nutzer:innen bearbeiten, sollte man Zugriff auf diese haben.
    • Wenn Sie die Rechte und Rollen einer Sammlung oder eines Bereichs verwalten möchten, navigieren Sie zur Zugriffskontrolle und wählen Sie "Gruppen". Hier können Sie eine Gruppe anhand Ihrer Gruppen-ID suchen.

Ersteinrichtung eines Bereichs

Wenn Sie zum Admin eines Bereichs ernannt wurden, der noch nicht eingerichtet ist, enthält der Bereich ausschließlich die Sammlung "Inbox". Diese ist so konfiguriert, dass Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe Datensätze einreichen dürfen, diese aber nicht archiviert werden, sondern das TUdata Team als Reviewer:in benachrichtigt wird. Sie sind frei darin, diesen Bereich nach Ihren eigenen Vorstellungen zu strukturieren. Die Inbox können Sie entweder löschen oder so konfigurieren, dass Sie selbst oder eine andere von Ihnen ernannte Person Prüfer:in ist.

Typische Aktivitäten beim ersten Aufbau eines Bereiches

  • Entwerfen Sie eine Struktur, wie Sie Ihren Bereich sinnvoll in Unterbereiche und Sammlungen untergliedern können
  • Legen Sie Unterbereiche und Sammlungen an und vergeben Sie für diese weitere Berechtigungen
  • Entscheiden Sie, wie Datensätze in Ihrem Bereich hinterlegt werden sollen
    • Direkt in den einzelnen Sammlungen oder in einer zentralen Inbox, von der Sie die Datensätze dann verschieben?
    • Sollen Datensätze geprüft werden, bevor diese hinterlegt werden, oder dürfen von Ihnen berechtigte Personen ohne weitere Prüfung Daten einspielen?

6. Datensätze begutachten/reviewen

Wird ein Datensatz in einer Sammlung eingereicht, in der Sie die Rolle des Prüfers haben, werden Sie und ggf. weitere Reviewer mit einer Email benachrichtigt. In Ihrem “Workspace” können Sie sich unter "Alle Aufgaben" eine Liste der offenen Einreichungen anzeigen lassen. Einzelne Aufgaben können übernommen werden, indem Sie sie anklicken und "Übernehmen" auswählen. - Nun können Sie mit "Zustimmen" die Einreichung bestätigen, ablehnen oder mit "Bearbeiten" die Metadaten ggf. modifizieren. Wenn Sie die Einreichung ablehnen, geht diese an die einreichende Person zurück und diese kann sie überarbeiten und erneut zur Prüfung einreichen.

Wie wird eine neue Benutzergruppe eingerichtet?

In der Seitenleiste am linken Bildschirmrand unter dem Menüpunkt "Zugriffskontrolle" können Gruppen festgelegt werden, über die Berechtigungen an Nutzer:innen vergeben werden können. Benutzergruppen können generell auch selbst Mitglied weiterer Benutzergruppen sein.

Ich kann eine bestimmte Person nicht zu einer Gruppe hinzufügen, was tun?

Falls ein/eine Benutzer:in nicht in der Benutzer:innen-Liste gefunden wird, stellen Sie bitte sicher, dass der Benutzer:in sich schon einmal bei TUdatalib eingeloggt hat.

Gibt es eine Versionierung? Kann ich meinen Datensatz updaten?

Eine Versionierung von Datensätzen ist möglich, d.h. ein neuer, leicht veränderter Datensatz (z.B. kleine Änderungen in den eigentlichen Dateien) ersetzt einen bisherigen Datensatz. Die Metadaten müssen dabei für den neuen Datensatz nicht neu eingegeben werden. Für diesen Schritt klicken Sie in der Übersicht ihres Datensatzes auf das Symbol oben rechts für "Eine neue Version dieses Datensatzes anlegen". Der alte Datensatz kann nach der Versionierung nicht mehr über die Suche in TUdatalib gefunden werden, bleibt aber direkt per URL bzw. DOI (Digital Object Identifier) erreichbar. Es wird ein Hinweis auf die neuere Version eingeblendet. Versionierung statt Änderung ist das Mittel der Wahl für alle mit DOI versehenen Datensätze, um die Nachvollziehbarkeit der Datengenese zu sichern.

Wie registriere ich einen DOI (Digital Object Identifier)?

Wenn bei einem Datensatz mindestens für die Metadaten die Gruppe "Anonymous" leseberechtigt ist, kann der/die Administrator:in der Sammlung im Reiter "Item/Datensatz bearbeiten" unter "Status" einen DOI für diesen Datensatz registrieren. Sollten Zugriffseinschränkungen für die Metadaten existieren, ist eine DOI-Vergabe nicht möglich, Sie können aber die Zugriffseinschränkungen unter "Zugriffsrechte" bearbeiten. Achtung: Eine DOI-Vergabe ist irreversibel! Wollen Sie die DOI-Registrierung erst später durchführen, benötigen aber bereits jetzt den DOI-Link, können Sie den vorreservierten verwenden, der an gleicher Stelle bereits angezeigt wird.

Worauf bezieht sich der DOI - auf eine Datei oder auf einen Datensatz?

Die DOI in TUdatalib bezieht sich immer auf eine Version eines Datensatzes. Wird eine neue Version dieses Datensatzes angelegt, wird auch eine neue DOI erzeugt.

Wie lösche ich einen Datensatz?

Nur die System-Administrator:innen (die ULB) können einen ganzen Datensatz endgültig löschen, bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit der Wissenschaft wird dies aber nur in begründeten Ausnahmefällen ermöglicht. Datensätze, für die eine DOI vergeben wurde, können grundsätzlich nicht gelöscht werden. Bereichs- und Sammlungsadministrator:innen können Datensätze ohne DOI aber verwerfen. Diese sind dann in der Oberfläche nicht mehr suchbar.

Wie lösche ich eine Sammlung?

Bereichs- und Sammlungsadministrator:innen können Sammlungen löschen. Eine Sammlung kann aber nur gelöscht werden, wenn keine Datensätze in ihr enthalten sind. Verschieben Sie ggf. zunächst alle Datensätze in eine andere vorhandene Sammlung ihres Bereiches, bevor Sie über die Seitenleiste für unter "Bearbeiten" auf "Sammlung" klicken. Dort können Sie nach Ihrer Sammlung suchen und diese über den "Diese Sammlung löschen"-Button auf der rechten Seite löschen.

Veröffentlichen

Sind die Daten automatisch öffentlich sichtbar?

Grundsätzlich nicht. Im Detail hängt es davon ab, in welche Sammlung Sie Ihre Daten einreichen, kann aber auch unabhängig von den Einstellungen der Sammlung für jeden Datensatz einzeln festgelegt werden. Im Einreichungsformular unter dem Punkt „Zugriffsrechte“ des Einreichungsvorgangs werden Ihnen die Einstellungen der Sammlung angezeigt. In diesem Schritt können Sie abweichende Sichtbarkeitseinstellungen für den Datensatz festlegen. Eine nachträgliche Änderung der Zugriffsrechte kann nur durch die Sammlungsadministrator:innen vorgenommen werden. Soll eine Sammlung öffentlich sichtbar sein, sollte die betreffende DEFAULT-READ-Gruppe komplett gelöscht werden.

Darf ich meine Forschungsdaten überhaupt veröffentlichen?

Viele Geldgeber:innen fordern eine Veröffentlichung der Forschungsdaten als Voraussetzung für die Projektförderung. Einer Veröffentlichung entgegenstehen können beispielsweise vertragliche Regelungen bei Kooperationen mit Industriepartnern oder Datenschutzgründe bei Forschungsdaten, die auf persönlichen Informationen von Interviewteilnehmenden beruhen. Falls Sie sich nicht sicher sind, in welchem Rahmen oder unter welchen Bedingungen Sie Ihre Forschungsdaten veröffentlichen dürfen, beraten wir Sie gerne.

Was wird vor der Veröffentlichung überprüft?

Für die inhaltliche Prüfung sind die Fachgebiete selbst verantwortlich. Bereichsadmins können dazu die Benutzergruppe "Prüfer" einrichten. Die darin benannten Personen prüfen dann die Datensätze. Eine Prüfung auf formale Aspekte (z.B. tote Links, Verknüpfungen mit ORCID etc.) erfolgt durch die ULB.

Muss ein zusätzlicher Veröffentlichungsvertrag abgeschlossen werden?

Nein, ein zusätzlicher Veröffentlichungsvertrag ist nicht nötig. Gemäß der Nutzungsvereinbarung erteilen Sie uns den Auftrag zur Veröffentlichung Ihrer Daten, indem Sie in eine öffentliche Sammlung einreichen oder indem Sie die Zugriffsrechte auf Ihre Daten so einstellen, dass diese öffentlich sichtbar sind.

Können die Daten mit einer Sperrfrist (Embargo) publiziert werden?

Nein. Administrator:innen können aber die Lese-Berechtigungen für Datensätze jederzeit anpassen.

Wie lange werden die Daten vorgehalten?

Die Daten werden in Anlehnung an den Kodex der DFG zur guten wissenschaftlichen Praxis mindestens 10 Jahre lang vorgehalten. Veröffentlichte Datensätze sollten grundsätzlich nicht gelöscht werden. Detailregelungen dazu, was nach Ablauf der 10 Jahre geschieht, sind an der TU Darmstadt noch in Arbeit.

Darf ich Daten zusätzlich woanders publizieren?

Ja. Durch die Zustimmung zur Nutzungsvereinbarung erteilen Sie dem Hochschulrechenzentrum der Technischen Universität Darmstadt und der Universitäts -und Landesbibliothek Darmstadt nur ein einfaches Nutzungsrecht. Das lässt Ihnen alle Freiheiten im Umgang mit Ihren Daten, so steht auch der Ablage oder Publikation an anderer Stelle nichts entgegen.

Lizenzieren

Brauche ich eine Lizenz?

Wenn ein Datensatz in TUdatalib veröffentlicht werden soll, sollte er mit einer geeigneten Lizenz versehen werden. Eine Lizenz regelt die Rechte und Pflichten bei einer potentiellen Nachnutzung durch Dritte. In TUdatalib kann aus vielen verschiedenen Standard-Lizenzen gewählt oder alternativ ein eigener Lizenztext verknüpft werden. Wenn Sie keine Lizenz vergeben, wird ein Hinweis zum generellen Urheberrechtsschutz angezeigt.

Welche Lizenz ist für meine Daten geeignet?

Grundsätzlich gilt: So offen wie möglich, so geschlossen wie nötig. Beurteilen Sie Ihre Daten: Müssen Teile davon besonders geschützt werden, beispielsweise sensible Daten, kommerziell nutzbare Daten, oder Daten aus Kooperationen, für die vertragliche Regelungen getroffen wurden? Geben Sie Ihre Daten zur Nachnutzung frei, soweit dies möglich ist. Weitere Informationen zu Lizenzen erhalten Sie z.B. unter

Sollten Sie besonderen Beratungsbedarf haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Was passiert, wenn ich meine Daten ohne eine Lizenz veröffentliche?

Wenn Sie keine Lizenz vergeben, wird eine Nachnutzung Ihrer Daten nur durch den allgemeinen Urheberrechtsschutz geregelt, der viele Fragen offen lässt. Ihre Daten können dann nur sehr eingeschränkt oder nur nach Rücksprache mit Ihnen von anderen Forschenden weiterverwendet werden.

Zugriff auf Datensätze

Wie kann ich auf einen zugriffsbeschränkten Datensatz zugreifen?

Datensätze, deren Metadaten frei einsehbar sind, können von nicht berechtigten Nutzer:innen gefunden werden, auch wenn alle oder einzelne Dateien nicht für die Allgemeinheit zugreifbar sind. Sie haben in TUdatalib dann die Möglichkeit bei Interesse Zugriff auf die Dateien anzufordern. Dieser Zugriffswunsch wird an den/die zuständigen Sammlungsadministrator:in per Email versendet. Wenn gewünscht kann er/sie Sie dann entweder zur Berechtigungsgruppe hinzufügen, nachdem Sie sich bei TUdatalib einmal angemeldet haben. Alternativ kann er/sie Ihnen einen temporären Download-Link für die Dateien schicken.

Wie kann ich mir unbekannten Personen Zugriff auf nichtöffentliche Daten geben z.B. im Rahmen von Peer Review

Für diesen Fall stehen grundsätzlich zwei Vorgehensweisen zur Verfügung

  • Admins können für nichtöffentliche Datensätze in den von ihnen verwalteten Sammlungen Zugriffslinks über Tokens erstellen. Diese sind 30 Tage gültig und können ggf. durch Anfrage beim TUdata Team verlängert werden. Siehe Dokumentation für Details.
  • Das TUdata Team kann Ihnen anonyme Accounts konfigurieren, die auf die entsprechenden Daten zugreifen können. Sprechen Sie uns dazu gerne an.