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Scope

Dieser Leitfaden ist in erster Linie für Nutzende der TU Darmstadt gedacht. Partnerhochschulen, die das System auch nutzen, haben ggf. andere Regeln. Siehe auch Kontakt

Kurzanleitung - First Steps TUdatalib

1. Über diese Kurzanleitung

Die folgende Kurzanleitung bietet eine Übersicht darüber, wie Sie sich in TUdatalib registrieren und Forschungsdaten hochladen können. Sie richtet sich an Nutzer- sowie Administrator:innen und ermöglicht einen schnellen Überblick und einen einfachen Einstieg, insbesondere, falls Sie bislang noch nicht mit TUdatalib gearbeitet haben. Die Anleitung wurde mit einem Fokus auf die Abläufe an der TU Darmstadt formuliert, für die Partnerhochschulen sind nicht alle Punkte zutreffend. Sollten Sie hier keine Antwort auf Ihre Frage finden, werfen Sie gerne einen Blick in den Nutzer:innen-Leitfaden. Alternativ finden Sie weitere Informationen in unseren FAQs oder im Administrator:innen-Leitfaden von TUdatalib. Bei Fragen oder Anregungen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

2. Registrierung und Anmeldung in TUdatalib

  • Rufen Sie TUdatalib auf und wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm "Anmelden" aus.
  • Wählen Sie Anmeldung via persönlicher Login-ID und nutzen Sie Ihre TU-ID, falls Sie Mitglied oder Angehörige:r der TU Darmstadt sind. Bei der ersten Anmeldung auf diesem Weg werden Sie automatisch im System registriert. Der Login über die Hochschule steht auch bei den Partnerhochschulen aus Frankfurt, Fulda und Kassel zur Verfügung.
    • Sie erhalten in diesem Fall automatisch Zugriffsrechte auf den Bereich Ihrer Arbeitsgruppe
  • Falls Sie über keine TU-ID verfügen, können Sie sich mit einer externen E-Mail-Adresse registrieren.
    • Geben Sie dazu unter "Neu hier? Klicken Sie hier, um sich zu registrieren." Ihre E-Mail-Adresse an. Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit einen Verifizierungslink per E-Mail.
    • Folgen Sie dem Verifizierungslink und geben Sie Ihre Kontaktdaten und ein sicheres Passwort an. Nun können Sie sich in TUdatalib einloggen.

In TUdatalib sind alle Einzeldaten und Metadaten einer Sammlung zugeordnet, die wiederum einem Bereich zugeordnet ist. Administratoren verwalten bereichsweise die Bereiche und Sammlungen und administrieren ggf. die einzelnen Dateien. Sie weisen Benutzer:innen Rollen und Rechte zu, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können. Für das Hochladen von Dateien benötigen Sie daher in der Regel entsprechende Rechte für einen Bereich oder eine Sammlung, die Ihnen von dem von Ihrem Fachgebiet ernannten TUdatalib Admin zugewiesen werden. Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.

3. Begriffe: Bereiche, Sammlungen, Datensätze

TUdatalib ist hierarchisch gegliedert, wobei die Ebenen aus einer der folgenden drei Klassen bestehen: - Bereiche (engl. communities) bilden Hierarchieebenen in TUdatalib, welche das Repositorium strukturieren. Bereiche können weitere Unterbereiche enthalten, aber auch Sammlungen. Bereiche enthalten direkt keine Datensätze. - Sammlungen (engl. collections) sind "Behälter" für Datensätze. Sie sind immer Teil eines Bereichs und enthalten ausschließlich Datensätze. Untersammlungen sind nicht möglich. - Datensätze (engl. items) sind die Ebene, in der Daten in TUdatalib abgelegt werden. Sie bestehen aus mindestens einer Datei (engl. bitstream) sowie aus zusätzlichen, die Daten beschreibenden, Metadaten. Ein Datensatz gehört immer zu einer Sammlung. Unterdatensätze sind nicht möglich.

4. Hochladen von Dateien

  • Loggen Sie sich bei TUdatalib ein.
  • Wählen Sie am oberen Rand rechts auf ihrem Bildschirm das Workspace-Symbol aus. Hier sehen Sie alle Datensätze die Sie bereits veröffentlicht haben
  • Sollten Sie noch keine Berechtigungen für eine Sammlung besitzen, oder noch keine Sammlung erstellt haben, werden Sie anstelle des Drag-and-Drop-Menüs eine Fehlermeldung sehen.
    • Sollten Sie der/die Administrator:in eines Bereichs sein, erfahren Sie hier, wie Sie eine Sammlung erstellen können.
    • Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.
  • Um einen neuen Datensatz anzulegen, nutzen Sie das Drag-and-Drop-Menü (deutsch: ziehen und ablegen), welches sich über der Suchleiste befindet.
  • Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder eine Datei per Drag-and-Drop in das dafür vorgesehene Feld zu ziehen. Alternativ können Sie über “stöbern” Ihren Dateimanager direkt aufrufen.
  • Sobald Sie eine Datei ausgewählt haben, erscheint ein Pop-Up mit einer Liste an Sammlungen, auf die Sie Zugriff haben. Hier müssen Sie die Sammlung auswählen, in die Sie die Datei hochladen möchten.
  • Füllen Sie anschließend das Formular aus. Sie können Ihre Eingaben jederzeit speichern und die Einreichung später fortführen und vorerst als Entwurf speichern.
  • Geben Sie die Metadaten für Ihre Datei an.
  • Legen Sie die Zugangsberechtigungen für Ihre Einreichung fest.
  • Legen Sie eine Lizenz für Ihre Einreichung fest. Wir empfehlen die Vergabe von CC-Lizenzen für Daten und Open Source Lizenzen für Software. Überprüfen Sie Ihre Eingaben.
  • Wenn Sie große Dateien hochladen möchten, folgen Sie der Anleitung in der Dokumentation von TUdatalib.
  • Falls Sie noch nicht über die benötigten Rechte zum Hochladen eines Datensatzes verfügen, müssen Sie von einem der Fachgebietsadministrator:innen freigeschaltet werden, setzen Sie sich dafür mit den jeweiligen Personen in Verbindung.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung. Möglicherweise wird die Einreichung noch von einer zuständigen Person ihres Bereichs geprüft und dann freigegeben. Auch hierfür erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

5. Für Admins: Administrieren von Bereichen und Anlegen von Sammlungen

Dezentrale Admins in TUdatalib verwalten die Bereiche von einzelnen Forschungsgruppen und administrieren darin Sammlungen und Datensätze. Sie können Benutzer:innen Rollen und Rechte zuweisen, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können.

Allgemeines

  • Auf der linken Seite Ihres Bildschirms findet sich eine “Administration”-Leiste
    • Um einen Bereich, eine Sammlung oder ein Item zu erstellen, navigieren Sie zu “Neu” und wählen anschließend die gewünschte Option aus.
    • Um einen Bereich oder eine Sammlung zu editieren oder zu verwalten, navigieren Sie zu “Bearbeiten” und wählen anschließend die gewünschte Option aus.
    • Um ein Item zu bearbeiten, navigieren Sie ebenfalls über die Administrationsleiste unter dem Punkt "Bearbeiten". Dort können Sie Ihre Veröffentlichungen suchen, bearbeiten und löschen, sowie auch Veröffentlichungen anderer Nutzer:innen bearbeiten, sollte man Zugriff auf diese haben.
    • Wenn Sie die Rechte und Rollen einer Sammlung oder eines Bereichs verwalten möchten, navigieren Sie zur Zugriffskontrolle und wählen Sie "Gruppen". Hier können Sie eine Gruppe anhand Ihrer Gruppen-ID suchen.

Ersteinrichtung eines Bereichs

Wenn Sie zum Admin eines Bereichs ernannt wurden, der noch nicht eingerichtet ist, enthält der Bereich ausschließlich die Sammlung "Inbox". Diese ist so konfiguriert, dass Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe Datensätze einreichen dürfen, diese aber nicht archiviert werden, sondern das TUdata Team als Reviewer:in benachrichtigt wird. Sie sind frei darin, diesen Bereich nach Ihren eigenen Vorstellungen zu strukturieren. Die Inbox können Sie entweder löschen oder so konfigurieren, dass Sie selbst oder eine andere von Ihnen ernannte Person Prüfer:in ist.

Typische Aktivitäten beim ersten Aufbau eines Bereiches

  • Entwerfen Sie eine Struktur, wie Sie Ihren Bereich sinnvoll in Unterbereiche und Sammlungen untergliedern können
  • Legen Sie Unterbereiche und Sammlungen an und vergeben Sie für diese weitere Berechtigungen
  • Entscheiden Sie, wie Datensätze in Ihrem Bereich hinterlegt werden sollen
    • Direkt in den einzelnen Sammlungen oder in einer zentralen Inbox, von der Sie die Datensätze dann verschieben?
    • Sollen Datensätze geprüft werden, bevor diese hinterlegt werden, oder dürfen von Ihnen berechtigte Personen ohne weitere Prüfung Daten einspielen?

6. Datensätze begutachten/reviewen

Wird ein Datensatz in einer Sammlung eingereicht, in der Sie die Rolle des Prüfers haben, werden Sie und ggf. weitere Reviewer mit einer Email benachrichtigt. In Ihrem “Workspace” können Sie sich unter "Alle Aufgaben" eine Liste der offenen Einreichungen anzeigen lassen. Einzelne Aufgaben können übernommen werden, indem Sie sie anklicken und "Übernehmen" auswählen. - Nun können Sie mit "Zustimmen" die Einreichung bestätigen, ablehnen oder mit "Bearbeiten" die Metadaten ggf. modifizieren. Wenn Sie die Einreichung ablehnen, geht diese an die einreichende Person zurück und diese kann sie überarbeiten und erneut zur Prüfung einreichen.